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Upgrade auf MAIA eCommerce 11.0

Nichts ist so konsistent wie der Wandel im Handel. Diese Tatsache berücksichtigen wir mit MAIA eCommerce nun seit fast 19 Jahren. Deshalb sind wir immer am Ball und stellen dir Funktionen und Errungenschaften schnell zur Verfügung, damit du deine tägliche Arbeit einfacher, effizienter und - nach Möglichkeit sogar - automatisiert durchführen kannst. In diesem Sinne freut es uns, MAIA eCommerce in der Version 11.0 für alle Kunden freigeben zu können. Wie die Versionsnummer vermuten lässt, haben sich einige grundlegende Funktionen geändert, die aber einen großen Mehrwert im täglichen Umgang bieten.

Einführung der System-Datenverwaltung

MAIA präsentiert den Seitenbesuchern auf unterschiedlichen Seiten unterschiedliche Informationen zu deinem Unternehmen und nutzt andere Einstellungen wie die Steuernummer oder die Briefvorlagen zur Bereitstellung wichtiger Funktionen in der Auftragsverwaltung. Bisher war die Konfiguration dieser Daten im gesamten System verteilt und teilweise auch nicht für dich als Administrator zugänglich. Das hat sich jetzt geändert.

Mit MAIA eCommerce 11.0 haben wir eine zentrale Sytem-Datenverwaltung eingeführt, die es dir einfacher und flexibler macht, alle relevanten Firmeninformationen zu verwalten. Du findest die Verwaltung in der zentralen Systemeinstellung unter "System" > "Systemeinstellungen verwalten". Die hier verwendeten Einstellungen werden im gesamten System angewendet, sofern die entsprechenden Pakete das unterstützen und nicht eigene Einstellungen die Datenübernahme verhindern. Das kann vor allem bei projektspezifischen und alten Designs passieren, alle neuen Designs und Funktionen greifen auf die zentrale Datenverwaltung zurück.  

 

System-Dateneinstellungen verwalten

Da die Verwaltung der Systemeinstellungen zentral ist, werden die dringend notwendigen Informationen nun beim ersten Einloggen gezielt abgefragt. So ist sichergestellt, dass das MAIA-System voll funktionsfähig ist. 

Hinweise zum Update: Beim Update des Systems wirst du nach dem ersten Einloggen nach deinen grundlegenden Firmendaten gefragt. Diese Eingabe ist verpflichtend und lässt sich nicht umgehen. Danach kannst du die Daten jederzeit und auch in größerem Umfang in den Systemeinstellungen verwalten.

Sollte dein System eine Auftragsverwaltung nutzen, muss das Briefpapier hier zentral hinterlegt werden. Das Briefpapier wird zukünftig bei allen Belegen als auch bei Schriftverkehr mit Lieferanten (z.B. Lieferantenbestellungen) automatisch herangezogen. Wird kein Briefpapier hinterlegt, erstellt MAIA das Briefpapier selbständig auf Basis der Daten in der System-Datenverwaltung. Bei Cloud-Kunden haben wir die Einstellung bereits hinterlegt.

Komplett überarbeitete Design- und Layout-Funktionen

Seit einigen Monaten tüffteln und arbeiten wir intensiv daran, hochwertige Designs und Layouts schneller und damit kosteneffizienter umsetzen zu können. Wir wollen dich damit in die Lage versetzen, neue Ideen und Konzepte und natürlich auch neue Designs umsetzen zu können und dabei in einem überschaubaren Kostenrahmen zu bleiben. Hier haben wir große Fortschritte gemacht.

Mit MAIA eCommerce 11.0 gehen die Errungenschaften der letzten Monate nun für alle Kunden in den Live-Betrieb. Das hat für deine Seite einige Konsequenzen, weil sich viele Design-Elemente verändert haben. So achtet MAIA nun unter anderem selbständig auf genügend Kontrast bei Texten, auf eine gut lesbare Schriftgröße sowie auf eine einheitliche und konsequente Farbgebung durch die gesamte Seite. Das macht deine Seite insgesamt stimmiger, besser lesbar und damit als Nebeneffekt suchmaschinenfreundlicher. Bei allem Cloud-Kunden haben wir beim Update darauf geachtet, dass die Änderungen so minimal wie möglich sind. 

Mit den neuen Funktionen ist es nun auch möglich, dass du den Header- und Footer-Bereich deiner Seite selbständig verwalten kannst. Sei es bei der Anzeige der Links, bei den Öffnungszeiten oder bei der konkreten Anordnung einzelner Elemente. MAIA greift dabei automatisch auf die Daten der System-Datenverwaltung zu. Es ermöglicht dir, ohne unsere Unterstützung jederzeit selbst aktiv zu werden, wenn Anpassungen notwendig sind (Voraussetzung ist hier die Nutzung unseren neuen Layout-Komponenten). Die Einstellungen für den Header und Footer findest du ebenfalls in den Systemeinstellungen unter System > Systemeinstellungen verwalten.

Systemweite API-Unterstützung

Uns ist es wichtig, dass sich MAIA eCommerce flexibel in unterschiedliche Systemlandschaften integrieren lässt und - abhängig von der gewünschten Funktionalität - einen konkreten Mehrwert liefert. Seit einigen Jahren setzen wir deshalb bei allen neuen Funktionen auf eine umfangreiche API-Unterstützung, so dass Drittsysteme direkt mit MAIA kommunizieren können. Wir haben in den letzten Monaten viel Zeit darin investiert, diesen API-Ansatz auch für Bestandsfunktionen umzusetzen. Auch wenn dieser Prozess noch nicht komplett abgeschlossen ist, so sind nun ein Großteil der täglichen Administationsfunktionen fertig umgesetzt.

Anpassung des Content-Management-Systems

Die neue API-Struktur hat es uns erlaubt, die Funktionen des Content-Management-Systems grundlegend zu überarbeiten und die Bearbeitung der Seiten zu vereinfachen. So wird nicht nur die Strukturierung via Drag&Drop in der Seitenübersicht nun deutlich intuitiver, auch die Bearbeitung und Erstellung von Seiteneinhalten ist nun konsequent an das Verhalten im Gesamtsystem ausgerichtet. Das betrifft insbesondere mehrsprachige Seiten, bei denen nun Deutsch als Fallback hinterlegt ist.

Anpassungen in der Produktverwaltung

Große Verbesserungen gibt es dank der neuen API-Struktur bei der Verwaltung der erweiterten Produktdatentypen. Diese erlauben es dir, zusätzliche Detailfelder und Informationen bei Produkten zu hinterlegen und das Gesamtsystem so an deine individuellen Anforderungen anzupassen.

An erster Stelle wurde die Verwaltung der Produktdatentypen in MAIA eCommerce 11.0 komplett überarbeitet. Dadurch ist die Definition der einzelnen Datentypen deutlich intuitiver und schneller möglich. Du siehst nun alle Einstellungen eines Datentyps zentral an einer Stelle und kannst auch sofort Änderungen durchführen. Dies gilt sowohl für Detailfelder, für Bewertungsfelder als auch für die Definition von Konfigurationsparametern.

 

Produktdatentyp verwalten

 

Anschließend haben wir die Definition von Konfigurationsparametern im eigentlichen Produkt deutlich vereinfacht. So muss die Definition von Konfigurationsparametern nun nicht mehr separat geschehen, sondern es wird dir wie bei den Datenfeldern selbst ein entsprechender Reiter direkt im Produkteditor angeboten. So ist nun die gesamte Produktverwaltung im Editor an einer Stelle zu finden, der Editor passt sich automatisch an. Auch unterstützt der Editor die Bearbeitung von Gruppenartikeln für Konfigurationsparameter.

Konfigurationsparameter im Produkteditor festlegen

 

Anpassung der Zahlungsarten

Mit der Umstellung auf die neue API-Struktur haben wir das Frontend der Zahlungsarten überarbeitet. So können nun die API-Daten für Paypal, Heidelpay, easyCredit und mehr von dir selbständig - ohne unser Eingreifen - jederzeit angepasst werden. Auch haben wir die Übersetzungen in weitere Sprachen vereinheitlicht, so dass du nun schneller und einfacher alle notwendigen Daten hinterlegen kannst.

Hinweis: Beim Update des Systems sollte sichergestellt werden, dass die API-Daten für Payment-Provider korrekt übertragen wurden. Bei allen Cloud-Kunden haben wir das bereits getan.

Anpassung der Mail-Vorlagen

Die Umstellung auf die neue API-Struktur hat auch die Verwaltung der Mail-Vorlagen deutlich vereinfacht. Das neue Frontend erlaubt es nun nicht nur, einfacher mehrsprachige Mail-Vorlagen zu hinterlegen, sondern es werden jetzt auch vollautomatisch Text-Vorlagen hinterlegt, die automatisch aus den HTML-Vorlagen generiert wurden.

Die automatische Konvertierung von HTML-Mails zu Text-Mails haben wir im gesamten System hinterlegt. Egal ob in der Auftragsverwaltung, in den Beleg-Mails, in Newslettern oder in den Mail-Vorlagen. Die Erstellung von Mails in MAIA ist damit deutlich einfacher geworden.

Mail-Vorlagen-Editor für Belege

Anpassung der Rechnungsdetailregeln

Die Umstellung auf die neue API-Struktur hat auch für die Rechnungsdetailregeln Neuerungen in der Oberfläche gebracht. So war die Funktion bisher im Benutzerprofil versteckt und viele Kunden wussten gar nicht, dass MAIA in der Lage ist, auf Basis von Regeln vollautomatisch Rechnungen zu erstellen (z.B. für Unterrichtsstunden, Miet- und Abo-Verträge, etc.).

Wir haben die Funktion zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungsdetailregeln zusätzlich zum Benutzerprofil in die oberste Ebene der Auftragsverwaltung gezogen, so dass nun alle Rechnungsdetailregeln - unabhängig vom Benutzer und Kunden - zentral von einer Stelle aus verwaltet werden können.

Anpassung der Benutzergruppen-Verwaltung

Auch die Benutzergruppen lassen sich nun dank der neuen API-Struktur einfacher und schneller verwalten. Wir haben sowohl die Bearbeitungs- als auch die Verwaltungsfunktion von Grund auf neu geschrieben. Damit ist die Zuordnung von Benutzern zu Gruppen deutlich einfacher geworden, so dass diese Gruppen gezielt im Marketing - z.B. im Newsletter - angesprochen werden können.

Anpassung der Markenverwaltung

Auch die Markenverwaltung wurde dank neuer API-Struktur neu gesaltet. So setzt die Markenübersicht nun konequent auf die systemweit eingesetzte tabellarische Verwaltungsübersicht. Der Markeneditor selbst unterstützt nun mehrsprachige Shops und setzt - wie in MAIA üblich - Deutsch als Standardsprache als Fallback ein.

Komplett überarbeiteter E-Mail-Versand für Belege

Mit der Anpassung des Mail-Verhaltens in MAIA haben wir auch den Beleg-Versand via E-Mail angepasst. So unterstützt das System nun den Versand von HTML-Mails (mit automatischer Konvertierung in Text-Mails). Außerdem ist es jetzt möglich, für jeden Beleg-Typ eine entsprechende individuelle Mail-Vorlage zu hinterlegen, die dann für den Versand genutzt werden kann. Die Vorlage unterstützt - wie im gesamten MAIA-System gewohnt - Muster, so dass auch inhaltlich in der Mail auf Details des Belegs eingegangen werden kann. So kannst Du jetzt ohne Mehraufwand individualisierte Belege wie Rechnungen versenden und gleichzeitig bereits im Inhalt der Mail auf den Inhalt der PDF-Datei eingehen. Das schafft beim Kunden Vertrauen und beugt Phishing-Versuchen vor.

Mail-System für Belege wie Rechnungen, Angebote und Co.

Analog zu allen Auftragsmails ist auch die Belegversand via E-Mail nun personalisiert und wird automatisch mit dem Sachbearbeiter als Absender versehen. Sollte der Kunde auf die Mail antworten, erhält der Sachbearbeiter direkt die Antwort, sie wird nicht mehr an die zentrale Mail-Adresse gesendet. Als Empfänger wird automatisch die für den. Belegtyp hinterlegte E-Mail-Adresse ausgewählt. Alternativ können andere Empfänger aus dem Kundenstamm ausgewählt werden.

Und nicht zuletzt werden werden nun alle Beleg-Mails in der Mail-Kommunikation des Auftrags mitprotokolliert. Im Auftrag ist damit eine einheitliche und zentrale Stelle entstanden, in der die gesamte ausgehende Mail-Kommunikation mit dem Kunden eingesehen werden kann.

Automatisierte Offene Posten-Verwaltung 

In MAIA eCommerce 11.0 haben wir die Belegtypen erweitert, so dass du jetzt festlegen kannst, für welche Belegtypen konkret eine "Offene Posten"-Verwaltung aktiviert sein soll. Nur Belege diesen Typs werden in Zukunft in der Beleg-Verwaltung bei offenen Beträgen beachtet. Gleichzeitig ist es jetzt möglich, in den Belegtypen zu hinterlegen, wie viele Tage das Zahlungsziel beträgt. Das Zahlungsziel wird automatisch berechnet und in den Belegen hinterlegt. MAIA ist damit grundsätzlich in der Lage, auf Zahlungsverzüge zu reagieren und ggfls. Erinnerungsmails bzw. Mahnungen zu versenden. Da dieser Prozess aber erfahrungsgemäß sehr individuell ist, solltest du uns bitte auf die Möglichkeiten geziehlt ansprechen, wenn hier der Prozess im Forderungsmanagement automatisiert werden soll. 

Teamorientierte Auftragsabwicklung

Gerade bei komplexeren Aufträgen als auch in größeren Unternehmen ist es wichtig, Aufträge möglichst koordiniert und zielorientiert abzuarbeiten. Hierzu gibt es einige Neuheiten:

Neue Benachrichtigungsfunktion

Es ist nun möglich, in den Kommentaren zu einem Auftrag gezielt Benachrichtigungen für bestimmte Benutzer zu setzen. Du musst lediglich im Kommentar den Benutzer mittels @ kennzeichnen (es wird der Benutzername sowie die Benutzer-ID unterstützt). Der Benutzer bekommt dann automatisch eine Benachrichtigung und kann so auf dem laufenden gehalten werden, ohne dass eine zentrale Informationsstelle verloren geht.

Unterstützung für Kommissionierungsbelege

Häufig wird der Warenausgang nicht vom Sachbearbeiter selber, sondern von entsprechenden Experten im Warenausgang organisiert. Hierfür gibt es jetzt im Auftrag die Möglichkeit, einen Kommissionierungsbeleg zu erstellen, so dass der Sachbearbeiter - auch völlig ohne PC-Zugang - den Auftrag zum Versand fertig stellen kann. Im Kommissionierungsbeleg sind alle relavanten Informationen zum Kunden, zum Auftrag und zu den einzelnen Positionen zu finden.

Einführung einer Auftragstagverwaltung

Aufträge können für eine bessere Strukturierung mit Tags versehen werden. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter Aufträge verwalten, kann es schnell passieren, dass unterschiedliche Tags für denselben Sachverhalt genutzt werden. Man spricht von einer Entartung des Tag-Systems.

Wir haben nun eine eigene Tag-Verwaltung für Aufträge eingeführt, so dass einer Entartung der verwendeten Tags aktiv entgegengewirkt werden kann. Mit dieser Tag-Verwaltung werden nicht nur Tags beim Bearbeiten des Auftrags vorgeschlagen, sondern es ist auch möglich, gezielt Tags zu bearbeiten, zusammenzuführen bzw. zu löschen. Alle passenden Aufträge werden dabei sofort und automatisch angepasst.

Echtzeit-Lagerauswertungen in unserer Business Intelligence

Neben den Echtzeit-Analysen für Umsatzdaten erlaubt MAIA nun auch die Echzeit-Analyse der Lagerbestände und Lagerwerte. Diese können dabei getrennt nach Warengruppe, nach Lager und nach Marken ausgewertet werden. 

Darüber hinaus haben wir alle Analysen der Business Intelligence derart erweitert, dass nun auch automatisiert Durchschnitts- und Summenwerte angezeigt werden.

Neue Funktion für die Mehrwertsteuer-Anpassung

Wie bereits im Blog angekündigt, verfügt MAIA eCommerce 11.0 über eine neue Funktion zur Anpassung der Mehrwertsteuersätze. Die Funktion erlaubt es mit wenigen Klicks, alle relevanten Produkt-, Auftrags-, Angebotsdaten zu aktualisieren und die Anpassung gezielt vorzuplanen. Eine genaue Anleitung zur Anpassung der Steuersätze findet sich in unserer KnowledgeBase.

Steuersätze für das Konjunkturpaket bequem anpassen

Neues Update- und System-Verhalten für alle Cloud-Kunden

Mit der Bereitstellung von MAIA eCommerce 11.0 haben wir auch im Hintergrund einige Neuerungen geschaffen, die es uns erlauben, zukünftige Produktverbesserungen deutlich schneller auf dein System spielen zu können. Aber nicht nur Updates, auch insgesamt ist dein System mit MAIA eCommerce 11.0 deutlich schneller geworden. Durch eine bessere Übertragungstechnik, besseres Caching und bessere Strukturen ist dein System ca. 25% schneller geworden als vorher. Das freut nicht nur uns, sondern auch deine Kunden und alle Suchmaschinen, für die die Seitengeschwindigkeit ein wesentlicher Faktor geworden ist.

 

Zusammenfassend kann man sagen: mit MAIA eCommerce 11.0 ist ein echter Meilenstein gelungen, der die Benutzung und Verwaltung deutlich effizienter gemacht hat. Die neuen Möglichkeiten im Design und Layout werden in naher Zukunft zu vielen weiteren Verbesserungen führen.

 

Für alle Kunden auf unserer Cloud-Umgebung wird das Update in dieser Woche eingespielt. Auf alle anderen Kunden gehen wir gezielt zu.

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