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Alle Medien werden in MAIA eCommerce zentral in der Medienbibliothek verwaltet. Hierzu steht eine interaktive Medienverwaltung zur Verfügung. Dabei unterscheidet das System eine systemweite Medienbibliothek und benutzerspezifische Medienbibliotheken. Das heißt, Sie können sowohl einzelnen Benutzern die Möglichkeit einräumen, eigene Medien zu verwalten. Anderen Benutzern können Sie die Berechtigung zur Verwaltung der systemweiten Medienbibliothek einrichten. Für beide steht dieselbe Medienverwaltung zur Verfügung.

Die Medienverwaltung besteht aus einem Menü (1-6), einer Ordnerhierarchie (7) und einer Medienliste (8). Das Menü passt sich dabei der aktuellen Order- und Medienauswahl an.

  1. Medien können in beliebiger Ordnerstruktur verwaltet werden. Dabei ist es möglich, unter der Medienbibliothek jederzeit eigene Ordner anzulegen. Teilweise werden Ordner vom System selbst angelegt. So finden Sie alle automatisch erstellen PDF-Dateien aus dem Content-Management-System im Ordner CMS. Ist ein Unterordner ausgewählt, steht im Menü die Funktion "Ordner löschen" zur Verfügung. Sie löscht einen gesamten Ordner inkl. Inhalt.
  2. Sie können - entsprechende Rechte vorausgesetzt - beliebig viele Dateien in den aktuellen Ordner der Medienbibliothek hochladen. Dabei steht Ihnen mit der Funktion "Datei(en) hochladen" ein Dialog zur Auswahl Ihrer Dateien zur Verfügung. Alternativ können Sie auch mittels Drag&Drop die Dateien aus Ihrem Explorer in die Medienliste (8) ziehen. MAIA eCommerce unterstützt das gleichzeitige Hochladen beliebig vieler Dateien. Während dem Upload wir ein Statusbalken eingeblendet, mit dem gesehen werden kann, wie lange der Upload noch benötigt. Ist im aktuellen Ordner bereits eine Datei mit dem selben Dateinamen, so wir die neue Datei im Dateinamen hochgezählt. 
  3. Ist mindestens eine Datei in der Medienliste duch einen Mausklick ausgewählt, so steht die Funktion "Datei bearbeiten" zur Verfügung. In ihr werden - je nach ausgewählter Datei weitere Funktionen angeboten:
    • Umbenennen: Die Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn genau eine Datei ausgewählt ist. Mit ihr können Sie eine Datei beliebig umbenennen. Bitte beachten Sie, dass Sie auch die Dateiendung (z.B. ".jpg", ".png", etc.) ändern können und dies bei manchen Betriebssystemen und Browsern Probleme verursachen kann. Sie sollten die Endung deshalb in der Regel unverändert lassen. Die Umbennenung wird vollautomatisch im gesamten System berücksichtigt, so dass Sie keine Produkte, Kategorien oder ähnliches aufgrund der Umbenennung bearbeitet werden müssen. *
    • Verschieben: Sie können Medien jederzeit in einen anderen Ordner verschieben. Dazu müssen sie im erscheinenden Dialog lediglich den Zielordner auswählen. Auch diese Verschiebung wird vollautomatisch im gesamten System berücksichtigt.
    • Ersetzen: Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn genau eine Datei ausgewählt ist. Sie wollen eine Datei durch eine aktuellere Version ersetzen, dann ist diese Funktion richtig. Mit Ihr ersetzen Sie eine Mediendatei durch eine neu hochzuladende Datei. Die neue Version wird vollautomatisch im Gesamtsystem berücksichtigt.
    • Sicherheitslevel festlegen: MAIA eCommerce unterstützt drei Sicherheitslevel für Medien. Sie können mit dieser Funktion das Sicherheitslevel für die aktuelle Auswahl festlegen.
    • Bild bearbeiten: Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn genau eine Bild-Datei ausgewählt ist. Ihnen wird dabei ein grundlegender Bild-Editor angeboten, mit dem Sie Bilder rotieren können.
  4. Ist mindestens eine Datei in der Medienliste ausgewählt, so können Sie die Medien über diese Funktion löschen. Das System überprüft dabei nach Möglichkeit, ob das selektierte Medium in Verwendung ist. Ist das der Fall, wird die Löschaktion mit einer Fehlermeldung abgebrochen. So bleibt Ihr Gesamtsystem konsistent und Sie vermeiden fehlerhafte Verlinkungen. *
  5. Sie können die Medienliste nach den fünf unterstützen Medientypen filtern. Dabei ist jede Kombination möglich.
  6. Zusätzlich können Sie Medien im aktuellen Ordner auf Basis des Dateinamens suchen lassen. Die Suche berücksichtigt keine Unterordner.
  7. In der Ordnerstruktur sehen Sie alle verfügbaren Ordner. Dunkelgrau sind dabei alle Ordner mit Unterordnern. Ein einfacher Klick auf diese Ordner zeigt die Unterordner an.
  8. Die Medienliste zeigt - abhängig von der aktuellen Such- (6) und Filtereinstellung (5) die vorhandenen Medien an. Sie können Medien mit einem einfachen Klick auswählen und bereits ausgewählte Medien mit einem weiteren Klick abwählen. Eine Mehrfachauswahl ist nur dann möglich, wenn die verwendete Funktion mehrere Medien unterstützt. So ist in einer Kategorie-Auswahl nur ein Kategoriebild möglich, aber mehrere Teaser-Bilder.

    Die Medienliste zeigt zusätzlich zu einer Bildvorschau ein orangenes bzw. rotes Ausrufezeichen an, wenn die Bildauflösung zu gering ist. So ist mindestens eine Auflösung von 800 Pixeln ratsam (orange), empfohlen ist aber eine Mindestauflösung von 1.500 Pixeln.

* Eine Besonderheit stellen alle Medien in der Editor-Funktion dar. Hier ist es möglich, dass Sie eigene Dateinamen über die Quellcode-Funktion hinterlegen. Aus diesem Grund kann eine Umbenennung nicht berücksichtigt werden. Auch kann vor dem Löschen einer Datei aus demselben Grund nicht geprüft werden, ob diese Datei im Editor hinterlegt wurde.

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