Effiziente Inventur leicht gemacht: Best Practices und typische Fehler vermeiden

Eine Inventur ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein Schlüsselprozess, um Klarheit über die eigenen Warenbestände zu schaffen. Sie hilft dir dabei, den Überblick zu behalten, Schwächen im Lagerprozess zu identifizieren und gezielt Verbesserungen einzuführen. Trotzdem gilt sie in vielen Unternehmen als notwendiges Übel: Personal wird gebunden, Abläufe werden gestört, und Fehler können sich einschleichen. Doch eine Inventur muss nicht zum Stillstand führen – mit der richtigen Vorbereitung, modernen Hilfsmitteln und klaren Strategien kannst du den Prozess schlank und effizient gestalten.

Warum ist die Inventur wichtig?

Obwohl sie oft unbeliebt ist, bringt die Inventur wertvolle Erkenntnisse: Gibt es Schwund, der auf Diebstahl oder Fehler zurückzuführen ist? Binden Ladenhüter wertvolle Lagerfläche und damit sogar Kapital? Stimmen Soll- und Ist-Bestände nicht überein? Diese Fragen lassen sich nur klären, wenn gezählt wird. Die ordnungsgemäße Bestandsaufnahme ist zudem Grundvoraussetzung für eine korrekte Buchhaltung und die Abstimmung mit dem Finanzamt.

Eine gut durchgeführte Inventur hilft dir also nicht nur, Fehler zu vermeiden, sondern auch, dein Lager wirtschaftlicher zu steuern. Aber wie gelingt eine Inventur ohne Chaos und Zeitverlust?

 

Effiziente Inventur planen und durchführen 

Der Anfang: Planung ist alles

Der Erfolg einer Inventur steht und fällt mit der Vorbereitung. Statt einfach loszulegen, solltest du rechtzeitig folgende Fragen beantworten:

• Wann findet die Inventur statt?

• Wer ist dafür verantwortlich? Gibt es Team-Mitglieder, die Zähler, Kontrolleur oder Datenverwalter sein werden?

• Welche Bereiche des Lagers werden erfasst?

• Wie sollen die Daten dokumentiert werden?

Die moderne Lösung: Mit einer digitalen Inventur-App wie TYRIOS sparst du dir das Chaos unzähliger Papierlisten. Deine Mitarbeiter können Bestände mobil erfassen, während die Daten automatisch ins ERP-System übertragen werden. So bleibst du jederzeit auf dem Laufenden und vermeidest Zählfehler. Mehr dazu findest du in der TYRIOS Knowledge Base: Inventur durchführen.

Inventur im laufenden Betrieb

Eine Inventur bedeutet nicht zwingend Stillstand. Während früher Lagerhallen geschlossen werden mussten, erlauben es moderne Lösungen, Zählungen während des laufenden Betriebs vorzunehmen. Wenn du dazu eine ERP-Lösung mit Echtzeit-Inventur hast, limitiert sich das Zählen im Wesentlichen auf den Abgleich der Soll- mit den Ist-Beständen. Das macht die Inventur effizient und einfach.

Mit einer mobilen App wie TYRIOS inventory (Apple, Google) können Mitarbeitende Artikel direkt im Verkaufsraum oder Lager erfassen, während der normale Ablauf weiterläuft. Ein großer Vorteil, gerade in umsatzstarken Zeiten.

Aufgeteilte Inventur: Druck entzerren

Wusstest du, dass du die Inventur zeitlich aufteilen kannst? Solange jedes Lagergut einmal im Jahr gezählt wird, gibt es keine gesetzliche Vorgabe, dass alles an einem Stück erledigt sein muss. Eine aufgeteilte Inventur, auch permanente Inventur genannt, entlastet dein Team erheblich:

• Schrittweise Zählung: Teile das Lager in Bereiche ein und zähle diese über mehrere Wochen oder Monate hinweg.

• Weniger Druck zum Jahresende: Statt eines großen Kraftakts am Jahresende kannst du Zählungen über das Jahr verteilen.

Gerade bei Unternehmen mit großen Warenbeständen oder mehreren Standorten bringt die Aufteilung erhebliche Vorteile. So reduzierst du nicht nur Zeitdruck, sondern sorgst auch für weniger Fehler. Du kannst das systematisch entweder mit separaten Lagern oder Lager-Standorten machen. Mehr dazu findest du z.B. in unserer TYRIOS Knowledge Base: Lagerverwaltung in TYRIOS. Wenn du das Lager automatisch unterjährig pflegst, reduziert sich das Zählen auf einen Abgleich der Soll- mit den Ist-Beständen. Mehr dazu erfährst du in der TYRIOS Knowledge Base: Lagermengen automatisch reduzieren.

Fehlbestände erkennen und handeln

Fehlbestände gehören zu den größten Herausforderungen einer Inventur. Hier ist es wichtig, Abweichungen transparent und genau zu dokumentieren:

• Artikelnummer und Bezeichnung festhalten.

• Soll-Bestand (Buchwert) mit dem tatsächlichen Ist-Bestand abgleichen.

• Differenzen klar benennen und mögliche Ursachen notieren, z. B. Schwund, Fehlbuchungen oder Beschädigungen.

Diese Dokumentation ist nicht nur für die interne Auswertung wichtig, sondern dient auch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Mithilfe der TYRIOS-Funktionen lassen sich Fehlbestände automatisch reduzieren und sauber dokumentieren.

Umgang mit Ladenhütern: Realistischen Warenwert wiederherstellen

Ein Problem vieler Lager sind Ladenhüter – Produkte, die lange unverkauft bleiben und wertvolle Ressourcen binden. Anstatt sie zu ignorieren, solltest du gezielt handeln:

• Identifiziere Artikel, die seit Monaten nicht bewegt wurden.

• Prüfe den aktuellen Marktwert dieser Produkte.

• Führe eine Warenabwertung durch, um den realistischen Wert korrekt in der Buchhaltung abzubilden.

• Dokumentiere die Abwertung sauber, um steuerliche Probleme zu vermeiden. Hierzu bietet dir TYRIOS bei der Inventur-Funktion einen Excel-Export an, der kinderleicht entsprechend ergänzt werden kann.

Durch die regelmäßige Aktualisierung des Warenwerts bleibt deine Bilanz schlank und aussagekräftig.

Best Practices für eine erfolgreiche Inventur

Damit die Inventur reibungslos funktioniert, gibt es einige bewährte Vorgehensweisen, die du unbedingt beachten solltest:

1. Bereichsweise Zählungen: Teile das Lager in kleinere Abschnitte und bearbeite sie Schritt für Schritt. So vermeidest du Chaos und doppelte Zählungen.

2. Sauberkeit im Lager: Ein aufgeräumtes Lager erleichtert die Arbeit. Beschriftungen, klare Zuordnungen und der Abtransport defekter Waren sparen wertvolle Zeit.

3. Digitale Tools nutzen: Zettel und Stift waren gestern. Apps wie TYRIOS ermöglichen nicht nur eine mobile Erfassung und Synchronisation in Echtzeit, sondern erleichtern auch das gesamte Inventurmanagement. Fehlbestände lassen sich direkt identifizieren, klar protokollieren und transparent aufzeigen. Durch die automatische Abgleichfunktion kannst du Differenzen sofort erkennen und korrigieren, was sowohl die Fehlerquote als auch die Nacharbeit drastisch reduziert. Und das wichtigste: Die Inventur kann während dem normalen Betrieb durchgeführt werden.

4. Fehlbestände ernst nehmen: Dokumentiere jede Abweichung genau und analysiere die Ursachen, um Fehler in Zukunft zu vermeiden.

5. Testläufe vorab: Führe vor der eigentlichen Inventur einen kurzen Testdurchlauf durch. So erkennst du Schwachstellen im Ablauf und kannst dein Team gezielt schulen.

Typische Fehler bei der Inventur und wie du sie vermeidest

Fehler in der Inventur sind nicht nur ärgerlich, sondern können auch richtig teuer werden. Meist schleicht sich das Chaos ein, wenn die Vorbereitung zu kurz kommt oder Abläufe nicht klar definiert sind.

Ohne eine durchdachte Planung und klare Rollenverteilung kann die Inventur schnell aus dem Ruder laufen. Stell dir vor, dein Team zählt fleißig, doch niemand weiß genau, wie gezählt werden soll. Zählt man nach Stück, Gewicht oder Volumen? Solche Unklarheiten kosten Zeit und verursachen Fehler.

Ein weiteres Problem sind Ladenhüter – Produkte, die monatelang unbewegt im Lager stehen. Sie blockieren nicht nur wertvollen Platz, sondern binden auch Kapital. Wenn du sie einfach ignorierst, schönst du deine Lagerbestände, doch die Bilanz zeigt ein verzerrtes Bild. Stattdessen ist es sinnvoll, Ladenhüter realistisch abzuwerten oder gezielt abzuverkaufen.

Besonders riskant wird es, wenn man auf veraltete Methoden wie Papierlisten setzt. Hier schleichen sich schnell manuelle Fehler ein, die später schwer nachzuvollziehen sind. Digitale Tools bieten hier einen klaren Vorteil: Sie erfassen Bestände in Echtzeit, synchronisieren Daten automatisch und eliminieren die klassischen Fehlerquellen.

Und dann sind da noch die Fehlbestände. Differenzen zwischen Soll- und Ist-Beständen müssen nicht nur erkannt, sondern auch korrigiert werden. Denn jedes ungeklärte Minus birgt nicht nur Fragen, sondern kann in der Buchhaltung und gegenüber dem Finanzamt zu Problemen führen.

Kurzum: Eine Inventur erfordert Vorbereitung, Klarheit und die richtigen Werkzeuge. So bleibt sie nicht nur korrekt, sondern auch effizient.

Fazit: Mit der richtigen Strategie zum Inventurerfolg

Eine Inventur muss nicht der Albtraum des Jahres sein. Mit einer klaren Planung, einem sauberen Ablauf und den richtigen Werkzeugen wie der TYRIOS Inventur-App lässt sich der Prozess effizient und stressfrei gestalten. Fehlbestände werden systematisch erkannt, Ladenhüter abgebaut und die Buchhaltung bleibt korrekt.

Nutze die Inventur als Chance: Sie bringt Transparenz ins Lager, optimiert deine Bestände und sorgt für wirtschaftliche Klarheit. Mit einer aufgeteilten Inventur kannst du die Zählungen über das Jahr verteilen, den Druck reduzieren und jederzeit aktuelle Bestände sicherstellen.

Neugierig geworden? Mit der TYRIOS Inventur-App wird die nächste Bestandsaufnahme so einfach wie nie. Probiere es aus und sorge dafür, dass deine Inventur ein Erfolg wird!