Newsletter-Tracking: So machst du es richtig

Newsletter sind ein bewährtes Instrument, um Kunden direkt anzusprechen und über aktuelle Angebote oder Neuigkeiten zu informieren. Doch sobald es um das Tracking von Öffnungsraten und Klicks innerhalb der E-Mails geht, wird es kompliziert. Denn hier greifen Datenschutzgesetze wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und das TTDSG (Telekommunikation-Telemedien-Datenschutzgesetz).

Was bedeutet Newsletter-Tracking?

Beim Newsletter-Tracking werden Informationen über das Nutzerverhalten gesammelt. Dazu zählen:

• Öffnungsraten: Wird der Newsletter geöffnet?
• Klickverhalten: Welche Links werden angeklickt?
• Interaktionsdaten: Wie lange wurde die E-Mail gelesen?

Diese Daten helfen Unternehmen, ihre Marketingstrategien zu verbessern. Doch gleichzeitig handelt es sich hierbei um personenbezogene Daten, da sie oft mit der E-Mail-Adresse des Empfängers verknüpft sind.

Die rechtliche Situation in der EU

Datenschutzkonforme Einwilligung

Für jegliches Tracking innerhalb eines Newsletters ist die vorherige Einwilligung des Nutzers erforderlich. Diese Einwilligung muss:

• Informiert sein: Der Empfänger muss wissen, welche Daten wie verarbeitet werden.
• Freiwillig erfolgen: Es darf kein Zwang bestehen, den Newsletter zu abonnieren.
• Explizit sein: Ein Häkchen für das Tracking darf nicht vorausgewählt sein.

Das bloße Öffnen einer E-Mail oder das Anklicken eines Links gilt nicht als Zustimmung. Auch allgemeine Hinweise wie "Mit der Nutzung unseres Newsletters stimmen Sie dem Tracking zu" reichen nicht aus.

Technische Voraussetzungen

Das Tracking basiert oft auf unsichtbaren Bildern (Pixel-Tracking) oder personalisierten Links. Diese Methoden sind nur dann zulässig, wenn:

• Der Nutzer vorher zugestimmt hat.
• Das Tracking deaktiviert bleibt, solange keine Zustimmung vorliegt.

Die Rolle der ePrivacy-Verordnung

Die ePrivacy-Verordnung soll die DSGVO in zentralen Bereichen der elektronischen Kommunikation ergänzen. Sie ist aber noch nicht in Kraft getreten. Trotzdem lässt sich bereits eine Tendenz erkennen. Ihr Ziel ist es, die Privatsphäre der Nutzer zu schützen und ihnen mehr Kontrolle über ihre Daten zu geben – ein Thema, das auch das Newsletter-Tracking betrifft.

Um die Anforderungen der ePrivacy-Verordnung zu erfüllen, müssen Unternehmen klar und transparent sein. Jegliches Tracking, sei es durch Pixel-Tracking oder personalisierte Links, erfordert die ausdrückliche und freiwillige Zustimmung der Nutzer. Vorangekreuzte Kästchen oder implizite Zustimmungen reichen nicht aus. Zudem müssen die genutzten Technologien und deren Auswirkungen für den Nutzer klar ersichtlich sein. Dies stellt sicher, dass das Vertrauen in digitale Kommunikation gestärkt wird und Unternehmen rechtssicher handeln.

Konsequenzen bei Verstoß

Ein unzulässiges Newsletter-Tracking kann erhebliche Bußgelder nach sich ziehen. Unternehmen riskieren zudem einen Reputationsverlust, wenn Kunden Datenschutzverstöße bemerken. Man hat allerdings nicht nur aufgrund der DSGVO und TTDSG mit Konsequenzen zu rechnen. Die Nutzung von Tracking-Maßnahmen ohne vorherige Zustimmung verstößt auch gegen das Wettbewerbsrecht. Und hier kann es schnell sehr teuer werden.

Die Problematik muss inbesondere bei Newsletter-Systemen aus dem amerikanischen Raum berücksichtigt werden, denn diese setzen oft das Tracking ohne vorherige Zustimmung ein. Außerdem fallen diese Anbieter unter den "Cloud Act", der US-Behörden Zugriff auf Daten erlaubt. Dies widerspricht den Anforderungen der DSGVO an den Schutz personenbezogener Daten und macht den Einsatz solcher Tools in der EU riskant.

Wie funktioniert datenschutzkonformes Tracking?

Ein datenschutzkonformes Tracking-System basiert auf drei wichtigen Grundprinzipien: Zuerst muss ein effektives Einwilligungs-Management vorhanden sein, bei dem der Nutzer explizit zustimmen kann, beispielsweise über ein Opt-In-Feld. Eine vorausgefüllte und standardmäßig aktivierte Zustimmung ist nicht datenschutzkonform. Zudem sollten erhobene Daten, wo immer möglich, anonymisiert oder aggregiert verarbeitet werden, um die Privatsphäre der Nutzer zu schützen. Ein personalisiertes Tracking zur Optimierung der beworbenen Produkte oder gar Individualisierung ist demnach nur zulässig, wenn der Kunde explizit zugestimmt hat. Abschließend müssen Unternehmen Transparenz schaffen, indem sie ihre Nutzer umfassend über den Zweck und die Art des Trackings informieren. Hier greift dann die Datenschutzerklärung.

Wie TYRIOS eine Lösung bietet

Mit der neuen Funktion im TYRIOS Mailing haben wir eine der wenigen datenschutzkonformen Tracking-Lösungen für Newsletter-Systeme am Markt entwickelt. Folgendes macht unser System besonders:

• Zustimmungspflichtig: Das Tracking wird nur aktiviert, wenn der Kunde explizit zustimmt. Dabei kann der Kunde wählen, ob er anonym getrackt werden will oder ob er sogar personalisiert getrackt werden möchte.
• Kein Opt-Out: Die Zustimmung muss aktiv erfolgen, vorausgewählte Optionen gibt es nicht. So wird sichergestellt, dass der Kunde nur dann getrackt wird, wenn er es auch wirklich zulassen möchte. Die entsprechende Einstellung wird dabei protokolliert, so dass es jederzeit nachgewiesen werden kann.
• Rechtskonform: Unser System entspricht vollumfänglich den Anforderungen der DSGVO und des TTDSG.

Fazit

Das Tracking von Öffnungsraten und Klicks innerhalb von Newslettern ist rechtlich möglich – aber nur unter strengen Voraussetzungen. Unternehmen sollten auf datenschutzkonforme Lösungen setzen, um rechtliche Risiken zu vermeiden und das Vertrauen ihrer Kunden zu stärken. TYRIOS bietet hier eine innovative und sichere Lösung, die den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht und zugleich zukunftssicher im Hinblick auf die ePrivacy-Verordnung ist.