AGBs und Widerrufsbelehrung an Status-Mails anhängen

Fragestellungen:

  • Wie hänge ich meine AGBs und Widerrufsbelehrung an Status-Mails an?
  • Wie kann ich meine AGBs und Widerrufsbelehrung synchron halten?

Beschreibung:

TYRIOS erlaubt es dir unter Verwendung von TYRIOS page, vollautomatisch PDFs aus beliebigen CMS-Seiten erstellen zu lassen. Diese Funktion hilft dir, an deine Status-Mails automatisch die AGBs, die Widerrufsbelehrung, etc. anzuhängen und synchron zu halten.

Vorgehen:

PDF-Dateien erstellen lassen

  1. Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > Content-Management > Seiten verwalten
  2. Erstelle entweder eine neue Unterseite oder bearbeite eine bestehende Seite
  3. Gehe auf Eigenschaften und aktiviere die Funktion "automatisch PDF-Version in Medienbibliothek erstellen"
  4. Speichere die Seite

Ab jetzt wird immer, wenn du die Seite bearbeitest, eine PDF-Version der Seite innerhalb der Medienbibliothek im Ordern "CMS" gespeichert. Der Dateiname entspricht dabei der Seiten-ID + Seitenname. Solltest du ein mehrsprachiges System haben, so wird für jede Sprache eine eigene Datei angelegt.

PDF an Status-Mails anhängen

  1. Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > System > Mailvorlagen verwalten
  2. Suche die entsprechende Status-Mail-Vorlage aus ("Bestell-Status *). Du kannst die PDF auch jederzeit bei anderen Mail-Vorlagen wie z.B. Rechnungsmails hinterlegen. Klicke auf "Voralge bearbeiten".
  3. Hinterlege die PDF als Mail-Anhang. Du kannst für jede Sprache andere PDFs hinterlegen. Du findest die erstellte PDF in der Medienbibliothek unter dem Ordner "CMS". Sie wird automatisch synchronisiert.
  4. Speichere die Vorlage.

Ab jetzt wird automatisch die AGB / die Widerrufsbelehrung als Mail mit versendet.

Tips und Tricks:

Du solltest insbesondere beim Status "In Bearbeitung: In Bearbeitung" (also der Eingangsbestätigung) darauf achten, dass die Widerrufsbelehrung versendet wird. Auch die AGB ist hier empfehlenswert. Beim Versand der Status-Mail protokolliert TYRIOS automatisch alle Anhänge, so dass du jederzeit nachweisen kannst, dass der Rechtstext an den Kunden versendet wurde und dieser diese auch erhalten hat. Das ist insbesondere im B2B-Vertrieb wichtig, denn so kannst du jederzeit nachweisen, dass der Kunde die AGB erhalten hat und welche Version er erhalten hat.

Um hier eine zusätzliche rechtliche Sicherung zu haben, protokolliert TYRIOS auch die aktuelle Version der akzeptierten Rechtstexte in der Bestellung. Selbst wenn der Kunde also sein E-Mail-System falsch konfiguriert haben sollte und er die AGB / Widerrufsbelehrung deshalb nicht erhalten hat, kannst du jederzeit die akzeptierten Rechtstexte nachweisen.

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