DATEV-Export: Buchungskonten sauber hinterlegen
Beschreibung:
In diesem Artikel erfährst du, wie du in TYRIOS Buchungskonten (Erlös- und Aufwandskonten) für den DATEV-Export konfigurierst. TYRIOS bietet hier eine besonders tiefe Integration, die sicherstellt, dass deine Buchhaltung und die exportierten Daten zu 100 % synchron sind.
1. Grundsätzliche Funktionserklärung & Vorteile
TYRIOS speichert die komplette Steuerentscheidung (Steuersatz, Steuerart und das zugehörige Buchungskonto) direkt an jeder einzelnen Rechnungsposition (Line Item).
Warum machen wir das so und warum ist das toll für dich?
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Maximale Präzision: Anders als Systeme, die Konten nur global zuweisen, kannst du in TYRIOS pro Zeile entscheiden. Das bedeutet, eine einzige Rechnung kann Positionen enthalten, die auf unterschiedliche Erlöskonten gebucht werden.
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What You See Is What You Get: Wenn du eine Rechnung manuell korrigierst (z. B. das Buchungskonto einer Position im Editor änderst), wird genau diese Änderung im DATEV-Export übernommen. Der Export "rät" nicht, sondern nimmt exakt das Konto, das an der Position steht.
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Lieferantenspezifische Steuerung: Du kannst für denselben Steuersachverhalt unterschiedliche Aufwandskonten je nach Lieferant hinterlegen, ohne dafür unzählige neue Steuermatrizen anlegen zu müssen.
Vorgehen:
Buchungskonten in der Steuermatrix hinterlegen
Damit Produkte und Leistungen automatisch auf den richtigen Konten landen, müssen diese einmalig definiert werden:
- Navigiere zu ShopManagement → Steuermatrix.
- Wähle die gewünschte Matrix aus (z. B. "Standard 19%").
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Im Editor siehst du für jede Länder/Staaten-Zeile Eingabefelder für Buchungskonten:
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Buchungskonto (Eingang): Hier trägst du das Aufwandskonto für Eingangsrechnungen ein (z. B. Wareneingang).
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Buchungskonto (Ausgang): (Optional) Hier trägst du das Erlöskonto für Ausgangsrechnungen ein, falls dies für deine Buchhaltung benötigt wird.
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- Speichere die Matrix. Alle zukünftigen Aufträge und Rechnungen, die diese Matrix nutzen, verwenden nun automatisch diese Konten.
Spezifische Konten für Lieferanten (Optional)
Wenn du für einen bestimmten Lieferanten ein abweichendes Aufwandskonto benötigst (trotz gleicher Steuer):
- Öffne in der Steuermatrix die Zeile des betroffenen Landes/Steuersatzes.
- Klicke auf Lieferantendaten hinzufügen.
- Wähle den Lieferanten aus und trage das spezifische Lieferanten-Buchungskonto ein.
- TYRIOS wendet dieses Konto nun automatisch an, sobald eine Eingangsrechnung von diesem Lieferanten mit dieser Steuermatrix erfasst wird.
Manuelle Kontrolle & Anpassung in der Rechnung
Du kannst jederzeit prüfen, welches Konto verwendet wird, und dieses im Einzelfall ändern:
- In der Rechnung: Öffne die Sidebar der Rechnungsposition. Dort wird das aktuell ermittelte Buchungskonto angezeigt. Du kannst es hier manuell überschreiben. Diese Änderung gilt nur für diese spezifische Position und wird exakt so an DATEV übergeben.
- Bei Produkten: Stelle sicher, dass im Reiter "Preise" des Produktes die korrekte Steuermatrix zugewiesen ist, damit von Anfang an das richtige Konto gezogen wird.
DATEV-Export durchführen
Der Exportprozess selbst benötigt keine weitere Konfiguration der Konten.
- Beim Export (sowohl für Kundenrechnungen als auch Lieferantenrechnungen) gruppiert das System die Umsätze basierend auf den in den Positionen gespeicherten Buchungskonten.
- Dabei werden Skonto und Versandkosten automatisch anteilig berücksichtigt.
Tips und Tricks:
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Unterscheidung von 0% Steuersätzen: Oft gibt es verschiedene Gründe für 0% Steuer (z. B. "Steuerfreie Ausfuhr Drittland" vs. "Reverse Charge" vs. "Kleinunternehmer").
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Tipp: Nutze dafür separate Steuermatrizen. Obwohl alle 0% rechnen, kannst du in jeder Matrix ein anderes Buchungskonto hinterlegen. So landen die Umsätze in DATEV sauber getrennt auf den richtigen Konten.
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Reverse Charge: Wenn ein Kunde die Bedingungen für Reverse Charge erfüllt (z. B. gültige USt-ID im EU-Ausland), setzt das System die Steuer automatisch auf 0%. Das in der Matrix hinterlegte Buchungskonto bleibt dabei erhalten und wird exportiert.
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Fehlendes Konto im Export? Falls eine Position im Export kein Konto aufweist, öffne die Rechnungsposition, wähle die Steuermatrix erneut aus und speichere ab. Dadurch werden die Steuerdaten und das Buchungskonto neu geladen und fest in die Position geschrieben.
Fehlende oder falsche Buchungskonten beheben
Hat sich im DATEV-Export ein Fehler eingeschlichen? Fehlen Buchungskonten oder landen Umsätze auf dem falschen Erlöskonto? Keine Sorge – da TYRIOS die Kontierung direkt an der Rechnungsposition speichert, kannst du das meist mit wenigen Klicks korrigieren.
Hier ist deine Checkliste zur Selbsthilfe.
1. Grundeinstellung prüfen (Die Basis)
Bevor du einzelne Rechnungen korrigierst, stelle sicher, dass die zentrale Einstellung stimmt.
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Steuermatrix kontrollieren: Gehe zu Produktverwaltung → Steuermatrix. Sind für alle Länder und Steuersätze, die du nutzt, die Felder Buchungskonto (Eingang) und Buchungskonto (Ausgang) ausgefüllt?
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Lieferanten-Spezialfälle: Wenn bei einem bestimmten Lieferanten immer das falsche Aufwandskonto gezogen wird: Prüfe in der Steuermatrix unter Lieferantendaten (Supplier Data), ob dort eine spezielle Regel für diesen Lieferanten hinterlegt ist.
2. Bestehende Rechnungen korrigieren
Wenn eine Rechnung bereits erstellt ist, aber das falsche Konto hat, musst du die Rechnung nicht löschen. Du kannst die Kontierung direkt an der Position aktualisieren.
So gehst du vor:
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Öffne die betroffene Rechnung oder Gutschrift.
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Klicke auf die Rechnungsposition (Zeile), um die Sidebar zu öffnen.
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Dort siehst du das Feld für das Buchungskonto.
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Variante A (Manuell): Du kannst das Konto hier direkt händisch ändern.
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Variante B (Automatisch neu laden): Wähle im Dropdown "Steuermatrix" kurz eine andere und dann wieder die korrekte Matrix aus. Das System lädt daraufhin das aktuelle Buchungskonto frisch aus den Einstellungen.
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Wichtig: Speichere die Position ab. Erst durch das Speichern wird die Änderung fest in den Datensatz geschrieben.
Solltest du eine Menge an Rechnungen anpassen wollen, wende dich bitte an den Support. Diese können mit einem kleinen Script die Rechnungen schnell anpassen.
3. Fehlerursachen bei Produkten beheben
Damit der Fehler bei der nächsten Bestellung nicht wieder auftritt:
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Öffne das betroffene Produkt und wechsle in den Reiter Preise.
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Prüfe, ob die richtige Steuermatrix ausgewählt ist.
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Ist das Feld leer oder falsch? Korrigiere es und speichere ab. Alle neuen Aufträge nutzen dann automatisch die korrekte Kontierung.
4. Häufige Fragen & Spezialfälle (Troubleshooting)
Hier sind Lösungen für komplexere Szenarien, die oft Fragen aufwerfen:
"Ich habe 0% Steuer, aber die Umsätze landen auf dem falschen Konto."
Das System muss wissen, warum es 0% sind (z. B. Drittland-Export vs. Innergemeinschaftliche Lieferung), um das richtige Konto zu wählen.
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Lösung: Nutze unterschiedliche Steuermatrizen für diese Fälle (z. B. eine Matrix "Export Drittland" und eine Matrix "IG Lieferung"). Hinterlege in jeder Matrix das passende Erlöskonto. Wähle dann im Auftrag die jeweils passende Matrix aus.
"Bei Reverse Charge fehlt das Buchungskonto."
Wenn ein Kunde aus dem EU-Ausland eine gültige USt-ID hat, setzt TYRIOS die Steuer automatisch auf 0% (Reverse Charge). Das Buchungskonto wird aber weiterhin aus deiner Steuermatrix gezogen.
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Lösung: Stelle sicher, dass in deiner Standard-Steuermatrix für das entsprechende EU-Land ein Buchungskonto hinterlegt ist, auch wenn durch die USt-ID-Prüfung am Ende 0% Steuer berechnet wird.
"Eingangsrechnung hat falsches Lieferantenkonto."
TYRIOS prüft beim Anlegen der Rechnung, ob für den Lieferanten ein spezielles Konto in der Matrix hinterlegt ist.
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Lösung: Achte beim Erfassen der Eingangsrechnung darauf, zuerst den Lieferanten auszuwählen und erst danach die Positionen/Matrix zu prüfen. Nur wenn der Lieferant bekannt ist, kann das System das spezifische Lieferantenkonto laden.