E-Mail-Vorlagen für Belege hinterlegen
Fragestellungen:
- Wie kann ich die E-Mail-Vorlage für Belege ändern?
- Wie kann ich E-Mail-Vorlagen je nach Belegtyp hinterlegen?
Benötigte Rechte
- TYRIOS CRM: Benutzerverwaltung - editMailTemplates
- TYRIOS CRM: Benutzerverwaltung - deleteMailTemplates
Beschreibung:
TYRIOS® erlaubt dir, für jeden Belegtyp (Angebot, Rechnung, Lieferschein,...) eine eigene Mail-Vorlage zu hinterlegen. Außerdem gibt es eine typ-übergreifende Vorlage, die immer dann zum Einsatz kommt, wenn keine eigene Vorlage existiert. Als Benutzer mit erweiterten Administrationsrechten kannst du diese Vorlagen jederzeit deinen eigenen Wünschen anpassen.
Vorgehen:
- Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten im Kundenbereich auf System > Mailvorlagen verwalten
- Es werden alle vom System bereitgestellten Vorlagen aufgelistet. Unter Funktionen kannst du die jeweils entsprechende Mail-Vorlage bearbeiten bzw. - wenn eine Vorlage hinterlegt ist - diese löschen.
- Suche die Beleg-Mail deiner Wahl. Die Standard-Mail lautet "Belegmail Standard". Alle anderen lauten "Beleg-Mail 'Rechnung'" (bzw. entsprechend nach deinen im System definierten Belegtypen)
- Klicke auf Vorlage bearbeiten.
- Du kannst nun die Vorlage nach deinen Vorstellungen anpassen. Wir empfehlen dir die Definition einer HTML-Vorlage, die Text-Mail wird dann automatisch aus dieser Vorlage erzeugt. Du kannst sie aber auch manuell festlegen.
Tips und Tricks:
Wie in allen Mail-Vorlagen werden auch hier Muster unterstützt, die beim Versand mit den individuellen Werten ersetzt werden. Diese findest du im unteren Bereich des Editors.
Wie in der Auftragsverwaltung empfiehlt es sich, Beleg-Mails zu personalisieren. Das macht dein Unternehmen für den Kunden greifbarer und du kannst dich von den Global Playern duch Individualität besser unterscheiden. Wesentlich ist hierbei der Sachbearbeiter, der am Beleg hinterlegt ist. Von diesem werden auch die persönlichen Kontaktdaten übernommen, sofern dies in der Vorlage hinterlegt ist.