- Wie aktiviere ich E-Rechnungen in TYRIOS?
- Wo schalte ich ZUGFeRD und XRechnung ein?
- Wie erstelle ich elektronische Rechnungen für Behörden?
- E-Rechnung für bestimmte Belegarten aktivieren
Digitale Rechnungsstellung vorbereitenE-Rechnung für eine Rechnungsart aktivieren
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die E-Rechnungs-Funktion für spezifische Rechnungsarten in Ihrem System freischalten. Ziel ist es, Ihre Rechnungsstellung auf moderne, maschinenlesbare Formate wie ZUGFeRD und XRechnung umzustellen, um die Anforderungen von Geschäftskunden und Behörden zu erfüllen.
Durch die Aktivierung stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente als strukturierte Datensätze übertragen werden. Dies ermöglicht es den Buchhaltungssystemen Ihrer Kunden, Rechnungsdaten automatisch zu erfassen, was manuelle Fehler reduziert und die digitale Prozessbereitschaft Ihres Unternehmens sicherstellt.
So aktivieren Sie E-Rechnungen für Ihre RechnungsartenZUGFeRD und XRechnung im BillManagement konfigurieren
Der Umstieg auf elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung ist ein entscheidender Schritt, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu modernisieren und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern sowie Behörden zu vereinfachen. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie diese Formate direkt im BillManagement-Modul aktivieren.
Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, erstellt das System automatisch rechtskonforme Dokumente, die sowohl für Menschen lesbar als auch für Buchhaltungssysteme maschinell verarbeitbar sind – ein echter Gewinn für Ihre Effizienz.
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Editor für Rechnungsarten in Auftragsmanagement öffnen
Navigieren Sie im Dashboard zur Auftragsverwaltung. Öffnen Sie dort Belegtypen verwalten. In diesem zentralen Bereich verwalten Sie die Einstellungen für alle Dokumenttypen wie Rechnungen oder Gutschriften.
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Option „E-Rechnung aktiviert“ auswählen
Wählen Sie die spezifische Rechnungsart aus, die Sie für den elektronischen Versand vorbereiten möchten. Suchen Sie den Bereich Anzeigeoptionen und setzen Sie dort einen Haken bei der Option E-Rechnung aktiviert. Damit markieren Sie die Rechnungsart für die Ausgabe im ZUGFeRD- und XRechnung-Format.
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Einstellungen der Rechnungsart speichern
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen. Ab diesem Zeitpunkt sind alle neu erstellten finalen Belege dieser Art für die automatische Generierung von ZUGFeRD-PDFs und den strukturierten XML-Download berechtigt.
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Vollständige Rechnung veröffentlichen
Erstellen und veröffentlichen Sie eine Rechnung dieses Typs. Das System generiert nun ein PDF/A-3 Dokument, das eine eingebettete XML-Datei (ZUGFeRD) enthält.
Wichtig: Entwürfe (Draft previews) bleiben einfache PDFs ohne XML-Anhang. Erst mit der Veröffentlichung wird die E-Rechnung final erstellt.
Wichtige Hinweise zur EinrichtungTipps und Warnungen zur E-Rechnung
Bevor Sie die E-Rechnung aktivieren, müssen in den SystemDataManagement Firmeneinstellungen der offizielle Firmenname, die E-Mail-Adresse, die USt-IdNr. (VAT ID) sowie Bankdaten (IBAN, BIC) hinterlegt sein. Wichtig: Eine USt-IdNr., die nur auf dem Briefbogen aufgedruckt ist, wird vom System nicht erkannt. Sie muss zwingend in den strukturierten Stammdaten hinterlegt werden.
Bereits existierende PDFs werden nicht automatisch umgewandelt. Benötigen Sie für eine alte Rechnung eine E-Rechnung, nutzen Sie die Funktion PDF neu erstellen im Beleg-Editor. Für öffentliche Auftraggeber (B2G) laden Sie die separate XML-Datei über das Aktionen-Menü mit dem Punkt Download eInvoice (XML) herunter.
Falls Pflichtdaten wie die Käuferadresse, die Leitweg-ID oder Zahlungsbedingungen fehlen, wird die Erstellung blockiert. Prüfen Sie in diesem Fall die Fehlermeldungen im System, wie zum Beispiel E_EINVOICE_SELLER_VAT_REQUIRED. Nur bei vollständigen Daten kann ein valider XML-Anhang generiert werden.