- Wie richte ich E-Rechnungen in TYRIOS ein?
- Wo trage ich meine Umsatzsteuer-ID für ZUGFeRD ein?
- Wie lade ich einen Briefbogen für E-Rechnungen hoch?
- Was muss ich für XRechnung vorbereiten?
- Warum wird mein PDF-Briefbogen bei der E-Rechnung abgelehnt?
Strukturierte Daten für ZUGFeRD und XRechnungE-Rechnung vorbereiten: Absenderdaten und Briefbogen
Diese Anleitung unterstützt Unternehmen beim Übergang zur digitalen Rechnungsstellung. Sie erfahren, wie Sie Ihre offiziellen Unternehmensdaten und Ihren Briefbogen so konfigurieren, dass sie die von den Standards ZUGFeRD und XRechnung geforderte Datenstruktur liefern.
Durch die korrekte Hinterlegung strukturierter Daten ermöglichen Sie Ihren Geschäftspartnern und Behörden eine reibungslose, automatisierte Verarbeitung Ihrer Belege. Dies reduziert den manuellen Aufwand bei Ihren Geschäftspartnern.
So bereiten Sie Ihre Firmendaten für den E-Rechnungs-Versand vorKonfiguration der Absenderdaten und Briefbögen
Eine E-Rechnung ist weit mehr als nur ein digitales Abbild Ihres Briefbogens – sie ist ein intelligenter Datenträger, der Ihre Professionalität direkt in die Buchhaltung Ihrer Kunden transportiert. Mit der korrekten Konfiguration Ihrer Stammdaten legen Sie das Fundament für einen reibungslosen, automatisierten Zahlungsverkehr.
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihre Unternehmensdaten so hinterlegen, dass sie die technischen Vorgaben für ZUGFeRD und XRechnung erfüllen.
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Firmendaten-Editor in der Systemverwaltung öffnen
Navigieren Sie im Dashboard zu „System > System-Konfiguration“ und öffnen Sie den Unterpunkt für die erweiterten Firmendaten („System Data Management“). Hier befindet sich der zentrale Editor, in dem Sie alle grundlegenden Absenderinformationen für Ihre ausgehenden Belege verwalten.
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Offizielle Unternehmens- und Steuerdaten eingeben
Geben Sie den offiziellen Firmennamen, die E-Mail-Adresse, die vollständige Anschrift sowie den ISO-Ländercode (z. B. „DE“ für Deutschland) ein.
Wichtiger Hinweis: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (seller VAT-ID) muss zwingend in das dafür vorgesehene strukturierte Feld eingetragen werden; ein reiner Aufdruck auf dem grafischen Briefbogen reicht für die korrekte Generierung einer e-Rechnung nicht aus.
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Bankverbindung für den Zahlungsempfänger hinterlegen
Tragen Sie Ihre Bankverbindung inklusive IBAN und BIC sowie den Kontoinhaber ein, damit diese Informationen korrekt in den Zahlungsangaben der E-Rechnung erscheinen. Das System nutzt diese Daten exklusiv, um Sie als Verkäufer als Zahlungsempfänger zu hinterlegen; Käuferdaten werden niemals automatisch für diesen Zweck eingesetzt.
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PDF-Briefbogen hochladen oder erstellen
Navigieren Sie zum Bereich „Standard-PDF-Vorlage / Briefbogen“. Laden Sie dort Ihre PDF-Datei hoch oder erstellen Sie eine Vorlage direkt im System. Die gewählte Datei wird beim Speichervorgang verarbeitet und dient später als technischer PDF/A-3 Container für Ihre elektronischen Rechnungen.
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Systemdaten speichern und Vorlage vorbereiten
Klicken Sie abschließend auf „Speichern“. Das System bereitet den Briefbogen nun technisch vor, wobei unveränderte Dateien automatisch übersprungen werden. Sollte die Vorbereitung aufgrund fehlender Schriftart-Einbettungen fehlschlagen, bleibt die bisherige Datei erhalten, um Ihren laufenden Betrieb nicht zu stören.
Voraussetzungen für PDF-BriefbögenWichtig zu wissen
Für eine reibungslose Verarbeitung Ihres PDF-Briefbogens müssen alle verwendeten Schriftarten vollständig im Dokument enthalten sein. Fehlen diese Informationen, wird der Upload abgelehnt. Exportieren Sie Ihr PDF in diesem Fall erneut aus Ihrem Grafikprogramm mit der Option Schriften einbetten.
TYRIOS prüft Ihre Datei vollautomatisch beim Upload und stellt sicher, dass die Briefvorlage für elektronische Rechnungen genutzt werden kann.
Beachten Sie den entscheidenden Unterschied zwischen Optik und Datenstruktur:
- Strukturierte Daten vs. Grafik: Empfangende Systeme lesen die XML-Daten aus, nicht das gedruckte Bild. Eine Umsatzsteuer-ID, die nur auf dem Briefbogen steht, aber nicht in den Systemdaten eingetragen ist, führt zu Fehlern bei der E-Rechnungs-Validierung.
- Systemverhalten: Das System erkennt unveränderte Vorlagen. Wenn Sie ein Template ohne Änderungen erneut speichern, erfolgt keine erneute Konvertierung, um Ressourcen zu schonen.