Mitarbeiter verwalten

Um einen Gutschein zu hinterlegen, gehst du wie folgt vor:

1. Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > eCash > Mitarbeiterbezüge verwalten. Diese Funktion steht dir nur dann zur Verfügung, wenn dein Unternehmen für Mitarbeiterbezüge freigeschalten wurde.
2. Du erhältst eine Liste aller bereits hinterlegten Mitarbeiter. Du kannst nun neue Mitarbeiter flexibel hinterlegen
   1. Über das Textfeld kannst du nach dem Vor- und Nachnamen eines bestehenden Benutzers im System suchen. Dadurch vermeidest du, dass ein Mitarbeiter mehrere Benutzerkonten hat und du kannst - gerade bei bereits etablierten Systemen - die Zufriedenheit der Mitarbeiter deutlich steigern, wenn es nur ein Konto für ihn gibt. Du kannst dabei nach Vor- und Nachnamen, nach E-Mail-Adresse sowie nach der Benutzerkennung suchen, sofern dein Mitarbeiter diese dir bereitgestellt hat.
      Tyrios eCash sucht automatisch bei allen Benutzern und zeigt dir diese in einer Suchübersicht an:
      
      Mit dem Klick auf den "+"-Button (1) kannst du den Benutzer als Mitarbeiter mit aufnehmen. Mit den letzten 4 Zeichen der Benutzerkennung (2) kannst du prüfen, ob der Benutzer wirklich der gewünschte Mitarbeiter ist.
   2. Sollte der Benutzer noch nicht im System vorhanden sein, so kannst du ihn direkt anlegen. Klicke dazu direkt neben der Sucheingabe auf den "+"-Button. Es erscheint dann ein Eingabe-Dialog:
      
      Der Vorname und der Nachname sind Pflicht-Eingabefelder. Die E-Mail-Adresse ist optional, empfiehlt sich aber, wenn der Mitarbeiter sich selbst im System anmelden können soll. Ohne E-Mail-Adresse ist eine Kontaktaufnahme des Systems mit dem Benutzer nicht möglich. Solltest du eine Kundenkarte dem Mitarbeiter zur Verfügung stellen wollen, so kannst du in das Feld "Benutzerkennung" den entsprechenden Barcode scannen. Sonst wird ein neuer Code für den Benutzer erstellt, den er z.B. in der Mobile-App nutzen kann.
3. Sobald du auf diese Art und Weise Mitarbeiter hinzufügst, wird dieser in deinem Firmenprofil gespeichert.
   
   Du kannst über den Papierkorb-Button den Mitarbeiter jederzeit aus deinem Profil entfernen bzw. über das Personalnummern-Feld die Zuordnung zu deiner internen Mitarbeiterliste vereinfachen.

Bezugsregeln verwalten

1. Um nun Bezüge zu steuern, klickst du beim entsprechenden Mitarbeiter auf "Bezüge anzeigen". Es werden dann alle beim Benutzer hinterlegten Regeln angezeigt. Das sind bei einem neuen Benutzer natürlich keine.
   
2. Klicke nun auf die erste Regel (1). Es erscheint ein Eingabe-Formular für die erste Regel.
   
   • Turnus: Wähle den Turnus, wann die Regel ausgeführt werden soll. Von einer einmaligen Ausführung mit zur jährlichen Ausführung stehen dir unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.
   • Wiederholungen: Lege  fest, wie oft die Regel angewendet werden soll. Wenn du nur 3 mal den Gutschein vergeben möchtest, setze hier 3 ein. Wenn du das Feld leer lässt, wird es ohne Begrenzung angewendet, bis du die Regel wieder manuell löscht.
   • Startdatum: Lege fest, ab wann die Regel gelten soll
   • Enddatum: Lege fest, bis wann die Regel angewendet werden soll
   • Wert: Lege den Geldbetrag in € fest, den du dem Mitarbeiter geben möchtest. Beachte, dass TYRIOS eCash den Betrag nicht begrenzt. Nicht alle Beträge sind steuerfrei - aktuell sind das nur 44€ bzw. zu besonderen Anlässen 60€. 
   • Begründung: Lege eine Begründung für den Gutschein fest. Dieser erscheint in der Transaktionsübersicht des Mitarbeiters und in der Transaktiosübersicht deiner Firma.
   • E-Mail-Vorlage: Wähle optional eine Vorlage, die an den Mitarbeiter gesendet werden soll.
3. Klicke auf das Disketten-Symbol zum Speichern. Die Regel ist sofort aktiv.

Du kannst je Mitarbeiter beliebig viele Regeln definieren und so Mitarbeiterbezüge systematisch vorplanen.

E-Mail-Vorlagen definieren

Als Arbeitgeber möchtest du deinem Mitarbeiter sehr wahrscheinlich Bescheid geben, wenn er einen Mitarbeiterbezug erhält. Dazu kannst du bei der Regel hinterlegen, welche Mail-Vorlage verwendet werden soll. Initial ist allerdings keine Mail-Vorlage hinterlegt. Dies kannst du als Arbeitgeber selbst tun.

1. Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > eCash > Mail-Vorlagen für Sachbezüge verwalten. Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn dein Unternehmen für Arbeitgebergutscheine freigeschalten wurde.
2. Du gelangst zur tabellarischen Übersicht der bestehenden Mail-Vorlagen. Klicke auf "Neu".
3. Gib einen Namen für deine Vorlage ein.
4. Gib den Betreff ein, der in der Mail verwendet werden soll.
5. Hinterlege dann bei HTML / Text den Mail-Inhalt. Die Text-Mail wird dabei standardmäßig automatisch erstellt.
6. Speichere die Mail-Vorlage. Sie steht dir ab sofort in den Regeln zur Verfügung.

TYRIOS kann in deiner Mail-Vorlage Muster automatisch ersetzen und so deine E-Mail individualisieren. Unter dem Text-Feld, siehst du entsprechende Muster-Vorlagen:

• ##firstName## - wird ersetzt mit dem Vornamen des Empfängers
• ##name## - wird ersetzt mit dem Nachnamen des Empfängers
• ##eMail## - wird ersetzt mit der E-Mail-Adresse des Empfängers
• ##ownerName## - wird ersetzt mit dem Nachnamen des verantwortlichen Ansprechpartners (Firmen-Inhaber) des Unternehmens
• ##ownerFirstName## - wird ersetzt mit dem Vornamen des verantwortlichen Ansprechpartners (Firmen-Inhaber) des Unternehmens
• ##companyName## - wird ersetzt mit der Firmenbezeichnung

All diese Muster sind optional und müssen nicht verwendet werden. Wenn sie allerdings vorhanden sind, werden sie berücksichtigt.