eCash: Systemeinstellungen verwalten

Beschreibung:

TYRIOS eCash ist ein sehr flexibles Gutschein-System, das von vielen Städten und Einkaufscentren als zentrale Gutschein-Lösung verwendet wird. Es erlaubt nicht nur unternehmensübergreifende Gutscheine, sondern auch die einfache Verwaltung von Bonuspunkten und Arbeitgebergutscheinen. Deshalb ist die Konfiguration des Systems auch recht umfangreich, um die unterschiedlichsten Use-Cases abzudecken.

Um die Einstellungen zu verwalten, musst du als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > System > System-Konfiguration gehen. Hier findest du den Reiter eCash.

Grundlagen

  • Bonuspunkte: lege fest, ob das System grundlegend Bonuspunkte unterstützt.
  • Lege fest, ob digitale Gutscheine aktiviert sind. Wenn ja, lege ein Muster als regulären Ausdruck fest.
  • Lege fest, ob analoge Gutscheine aktiviert sind. Wenn ja, lege ein Muster als regulären Ausdruck fest. Beachte, dass sich die Gutscheine eindeutig unterscheiden lassen können müssen.
  • Lege die Währung der Gutscheine fest.

Hinweis

Zur Unterscheidung von analogen und digitalen Gutscheinen folgende Anmerkung: bei beiden Gutscheinen handelt es sich um Gutscheine, die in physischer Form - z.B. als Papier - vorliegen. Digitale Gutscheine müssen allerdings bei der Annahme des Gutscheins im eCash-Terminal geprüft werden. Sie sind teilweise einlösbar und können sogar online gekauft oder sogar in Online-Shops eingelöst werden. Deshalb ist die Prüfung des aktuellen Werts zum Zeitpunkt der Annahme notwendig.

Analoge Gutscheine hingegen können nicht teilweise eingelöst werden und sind auch nicht online nutzbar. Sie müssen vom einlösenden Unternehmen einbehalten, abgerechnet und dann vernichtet werden. Die Handhabung der analogen Gutscheine ist für den Händler i.d.R. einfacher, aber mit deutlich weniger Möglichkeiten. Das führt bei Endverbrauchern zu einer reduzierten Akzeptanz.

Gültigkeit

  • Mindestgültigkeit: Lege fest, wie lange die Gutscheine und Punkte nach Ausgabe und Aktivierung gültig sein sollen. Gesetzlich sind mindestens 3 Jahre zum Ende des Jahres notwendig. 
  • Lege fest, ob Punkte und Gutscheine auch nach dieser Zeit noch akzeptiert werden sollen.
    • Lege dann fest, wie lange diese Kulanz in Tagen gilt. Danach akzeptiert TYRIOS eCash die entsprechenden Buchungen nicht mehr.

TYRIOS prüft die Gutscheine und Punkte automatisch und sie werden automatisch nach dieser Zeit deaktiviert. Dabei erhälst du als Systembetreiber einen Clearing-Beleg zur Bargeld-Entnahme. Bitte beachte, dass hier ggfls. eine Steuerpflicht entsteht.

Gutschein-Erstellung

TYRIOS eCash unterstützt drei Modi zur Erstellung von Gutscheinen:

  1. Blanko-Gutscheine: Gutscheine werden vorab gedruckt und sind dem System unbekannt. Dafür notwendig ist nur ein korrekter und eindeutiger Barcode, welcher den Gutschein später identifiziert. Ein Gutschein kann auf diese Art und Weise jederzeit von jedem Teilnehmer ausgegeben (aktiviert) werden und der Gutscheinbetrag ist dabei völlig frei. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie im eCash-Terminal jederzeit beliebige Gutscheine ausgeben können möchten, ohne dass diese vorab fertig vorbereitet sein müssen.
  2. Gutschein-Vordruck mit vorab vorgegebenen Werten: Gutscheine werden vorab gedruckt und mit einem vorab festgelegten Wert versehen. In diesem Fall müssen die Gutscheine bereits dem eCash-System mitgeteilt werden. Das bedeutet, jeder Gutschein ist dem System bereits bekannt und muss nur noch "aktiviert" werden.
  3. Gutschein-Direktdruck mit dynamischen Werten: Gutscheine werden On-The-Fly gedruckt. Dabei druckt das eCash-System direkt auf eine Blanko-Vorlage den passenden Gutschein-Barcodes auf. Vorteil dieser Variante: das Gültigkeitsdatum des Gutscheins kann ebenfalls direkt mit aufgedruckt werden. Diese Variante ist die Standard-Variante, mit der wir das eCash-System ausliefern.
    1. In diesem Fall sind einige Definitionen des Gutscheins notwendig, damit TYRIOS dir die passsenden Gutscheine dann drucken kann. Dazu gehören die Abmessungen des Gutscheins an sich sowie die Positionen und Größen  der Einzelangaben.
    2. Es steht dir die Möglichkeit zur Verfügung, dass auch die Gültigkeit des Gutscheins direkt mit ausgedruckt wird. Bitte beachte, dass dies nur dann möglich ist, wenn der Gutschein direkt mit der Erstellung aktiviert wird.
    3. Du kannst optional auch eine Gutschein-Vorlage mit hinterlegen. Dabei handelt es sich um eine PDF-Vorlage. Diese wird dann automatisch als Hintergrund verwendet und du kannst den Gutschein auf beliebigem Papier ausdrucken.

Konto-Aufladung

Wenn du ein digitales Gutscheinsystem verwendest, kannst du deinen Benutzern die Möglichkeit anbieten, Gutscheine direkt online zu kaufen und zu bezahlen. Hierzu musst du eine entsprechende Zahlungsart (z.B. Paypal) hinterlegen und die Zahlunsart-ID hier angeben.

Bonuspunkte

Wenn du in den Grundlagen die Bonuspunkte-Funktion aktiviert hast, kannst du hier festlegen, welcher Wert standardmäßig bei den Unternehmen vorgegeben werden soll. Bitte beachte, dass jedes Unternehmen das jederzeit für sich ändern kann.

Gebühren

TYRIOS kann automatisch Gebühren für alle Transaktionen erheben. Dazu kannst du beliebig viele Gebühren-Ordnungen definieren. Das Vorgehen ist dabei wie folgt:

  1. Lege eine Bezeichnung für die Gebührenordnung fest. Diese kannst du in der Partner-Übersicht dem Partner dann zuweisen.
  2. Hinterlege für jeden Transaktionstyp einen Faktor oder einen absoluten Betrag für vergebene bzw. eingelöste Punkte. Wenn du z.B. grundsätzlich 2% auf jeden eingelösten Punkt erheben möchtest, so musst du bei allen Faktoren in der Spalte "eingelöste Punkte" den Wert 0,02 hinterlegen.

Wenn du mehr als eine Gebührenordnung hinterlegen möchtest, kannst du über den "+"-Button weitere Einstellungen hinterlegen.

Partner-Konditionen

Über die Partner-Konditionen kannst du den Vertragstext mit den teilnehmenden Unternehmen hinterlegen. Dieser wird bei der Registrierung als Partner angezeigt und der Partner kann ihn jederzeit einsehen und herunterladen. Der Editor verfügt über umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten und du kannst den Vertrag so leserlich formatieren.

Bitte beachten

Wenn du den Vertrag aus Microsoft Word übernimmst, so empfehlen wir dir dringend, zuerst alle Formatierungen zu entfernen. Word übernimmt leider jede Menge unnötiger Formatierungsdefinitionen, die Probleme machen könnten. Gehe deshalb dann hin und markiere den gesamten Text und entferne die Markierungen durch Klick auf 

Hinterlege zusätzlich einen Sachbearbeiter für die Teilnehmer-Registrierung. Du kannst in das Suchfeld dabei einfach den Benutzer-, Vor- und Nachnamen eingeben und dann den passenden Benutzer aus der Vorschlagsliste auswählen. Dieser Benutzer wird per Mail informiert, wenn sich ein neuer Partner registriert hat.

Clearing-Abrechnung

TYRIOS eCash kann für dich das Clearing automatisch übernehmen.

  • Automatische Clearing-Abrechnung durchführen: wenn du diese Funktion aktivierst, wird täglich geprüft, ob ein Clearing notwendig ist. Dies wird dann automatisch durchgeführt.
    • Der Standardwert für das Clearing wird bei neuen Unternehmen hinterlegt, kann aber jederzeit individuell je Partner überschrieben werden. Er legt fest, ab welchem Betrag ein Clearing erfolgen soll. 
    • Der Minimalbetrag für das monatliche Clearing gilt als untere Schwelle. Sie greift, wenn nach einem Monat noch kein Clearing für einen Partner durchgeführt wurde. Er verhindert, dass ein Clearing für Minimalbeträge erfolgt.
    • Mit dem Sachbearbeiter kannst du festlegen, wer im Clearing als Ansprechpartner genannt wird. Dieser Ansprechpartner steht auf dem Clearing-Beleg, auf der entsprechend automatisch erzeugten E-Mail und er erhält die Clearing-Abrechnung auch als Kopie per E-Mail. Zur Auswahl des Sachbearbeiters kannst du mit dem Benutzer-, Vor- und Nachnamen suchen.
  • Lege fest, ob auf dem Clearing-Beleg Details zu den Gutscheinen stehen soll.
    • Gutschein-Details gruppiert ausgeben: damit wird ausgegeben, welche Gutscheinwerte insgesamt ausgegeben wurden. Z.B. 10x 10€, 20x 40€, etc.
    • Gutschein-Details einzeln ausgeben: damit wird jeder einzelne Gutschein-Code auf dem Beleg mit aufgelistet. Beachte, dass dies schnell sehr viel werden kann.
  • Clearing-Belege nicht automatisch betexten: damit wird dein Beleg automatisch mit einer Zahlungsaufforderung / SEPA-Information versehen
  • Briefvorlage manuell festlegen: Damit kannst du individuelle Briefvorlagen für das Clearing festlegen.

Gebühren-Abrechnung

TYRIOS eCash kann für dich die Gebührenabrechnung automatisch übernehmen.

  • Automatische Gebührenabrechnung durchführen: wenn du diese Funktion aktivierst, wird einmal monatlich geprüft, ob für einen Partner Gebühren angefallen sind und diese werden dann abgerechnet.
    • Minimalbetrag für Abrechnung: Damit kannst du festlegen, ab wann ein Gebührenbeleg erstellt werden soll. Ist diese Schwelle nicht erreicht, so werden die Gebühren bei der nächsten Abrechnung berücksichtigt.
    • Mit dem Sachbearbeiter kannst du festlegen, wer bei der Gebührenabrechnung als Ansprechpartner genannt wird. Dieser Ansprechpartner steht auf der Gebührenabrechnung, auf der entsprechend automatisch erzeugten E-Mail und der Sachbearbeiter erhält die Abrechnung auch als Kopie per E-Mail. Zur Auswahl des Sachbearbeiters kannst du mit dem Benutzer-, Vor- und Nachnamen suchen.
  • Briefvorlage manuell festlegen: Damit kannst du individuelle Briefvorlagen für das Clearing festlegen.

Vorgehen:

Tips und Tricks:

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