- Wie trage ich eine Newsletter-Anmeldung manuell nach?
- Newsletter-Zustimmung ohne Double-Opt-in bestätigen
- Wo dokumentiere ich die telefonische Newsletter-Zustimmung?
- Manueller Nachweis für Newsletter-Anmeldung hinterlegen
Rechtssichere Dokumentation im SystemManuelle Erteilung der Einwilligung
In der Regel erfolgt die Anmeldung zum Newsletter über das rechtlich sichere Double-Opt-in-Verfahren. Es gibt jedoch notwendige Ausnahmen, in denen eine manuelle Erfassung im System erforderlich ist. Dies betrifft insbesondere Fälle, in denen Kunden ihre Zustimmung auf anderem Wege geben, wie etwa bei telefonischen Vereinbarungen oder im persönlichen Gespräch vor Ort.
Das Ziel der manuellen Erteilung ist es, eine rechtssichere Dokumentation zu erstellen, um der gesetzlichen Beweislast jederzeit nachzukommen. Durch die Hinterlegung eines konkreten Grundes wird die Erlaubnis dauerhaft und nachvollziehbar archiviert. In diesen Fällen wird die Zustimmung direkt im System hinterlegt, ohne dass der Kunde eine zusätzliche Bestätigungs-E-Mail erhalten oder anklicken muss.
Newsletter-Einwilligung manuell im Back-Office rechtssicher dokumentierenSchritt-für-Schritt-Anleitung für Administratoren
Manchmal liegt eine Einwilligung bereits schriftlich oder mündlich vor, bevor der digitale Prozess abgeschlossen ist. In diesen Fällen können Sie die Zustimmung manuell im System hinterlegen, um Ihre Marketing-Aktivitäten rechtssicher fortzuführen.
Diese Anleitung führt Sie durch die notwendigen Schritte im Back-Office, um eine manuelle Newsletter-Freischaltung inklusive der gesetzlich geforderten Dokumentation vorzunehmen.
-
Option „Alle Newsletter erlauben“ aktivieren
Navigieren Sie im Back-Office zum Benutzer-Editor (NewsletterSettings2UserEditor) und öffnen Sie den Unterreiter Newsletter. Aktivieren Sie dort das Kontrollkästchen Alle Newsletter erlauben. Erst nach dem Aktivieren wird das Eingabefeld Grund für manuelle Vergabe ohne Double-Opt-in (manualConsentGrantReason) direkt darunter sichtbar. Hinweis: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Einwilligung noch nicht durch den Kunden bestätigt wurde.
-
Grund für die manuelle Vergabe angeben
Geben Sie im Feld manualConsentGrantReason die Begründung für die manuelle Freischaltung ein. Verwenden Sie einen konkreten Text, wie zum Beispiel „Zustimmung telefonisch erhalten am 24.08.2026“. Dieser Grund wird dauerhaft im System gespeichert und ist für die rechtliche Absicherung zwingend erforderlich.
-
Änderungen am Benutzerprofil sicher speichern
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Speichern des Benutzers. Das System führt nun folgende Aktionen aus:
- Die allgemeine Erlaubnis (generalPermission) wird aktiviert.
- Der Zeitpunkt (confirmationTime) und Ihre IP-Adresse (confirmationIp) werden hinterlegt.
- Ein manualGrant-Ereignis wird im Verlauf gespeichert.
- Ein Log-Eintrag (helper("LOG")) dokumentiert den Vorgang revisionssicher.
-
Eintrag im Verlauf der Einwilligung kontrollieren
Scrollen Sie zum Bereich Verlauf der Einwilligung (Consent history) und klappen Sie den neuen Eintrag vom Typ manualGrant auf. Überprüfen Sie, ob der Grund und Ihr Name korrekt angezeigt werden. Beachten Sie, dass für diesen Eintrag keine archivierte E-Mail angezeigt wird, da bei einer manuellen Vergabe kein Bestätigungs-Link versendet wurde.
Wichtige Hinweise zur Newsletter-EinwilligungSystemverhalten und Rechtssicherheit
Manueller Override und Double-Opt-in
Wenn Sie das Häkchen bei „Alle Newsletter erlauben“ setzen, müssen Sie zwingend einen Grund angeben. Bleibt das Feld für den Grund leer oder wird der Inhalt vor dem Speichern gelöscht, führt das System keine manuelle Vergabe durch. Stattdessen wird automatisch eine Double-Opt-in-Mail zur Bestätigung an den Kunden versendet.
Das Feld für den Grund wird zudem ausgeblendet, sobald eine Registrierung bereits bestätigt ist, da in diesem Fall bereits eine rechtssichere Einwilligung vorliegt.
Dokumentation und Beweislast
- Unveränderlicher Verlauf: Der „Verlauf der Einwilligung“ (NewsletterConsentEvent) ist manipulationssicher. Einträge werden niemals überschrieben oder gelöscht, selbst wenn der Kunde sich später abmeldet.
- Zeitstempel: Das Feld „Anmeldedatum“ wird nur einmalig bei der Erstellung des Datensatzes gesetzt. Prüfen Sie für aktuelle Vorgänge immer den Zeitpunkt im Verlauf der Einwilligung.
- Rechtlicher Hintergrund: In Deutschland liegt die volle Beweislast für die Einwilligung beim Versender. Ohne dokumentierten Grund gilt eine manuelle Freischaltung rechtlich als nicht erteilt.