Nummernkreise von Belegen ändern
Beschreibung:
Nummernkreise für Belege spielen eine zentrale Rolle in der Organisation und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen. Sie helfen Unternehmen, den Überblick über Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und andere wichtige Dokumente zu behalten, und gewährleisten gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, wie z. B. die fortlaufende Nummerierung von Belegen.
Durch gezielte Anpassung von Nummernkreisen können Unternehmen ihre internen Abläufe optimieren, unterschiedliche Geschäftsbereiche oder Projekte klar voneinander trennen und eine strukturierte Dokumentation sicherstellen. Außerdem ermöglicht eine sorgfältige Verwaltung der Nummernkreise die einfache Identifikation von Belegen im Falle von Rückfragen oder Prüfungen.
Beispiele für eine gezielte Nutzung:
- Projektbezogene Nummernkreise: Jedem Projekt kann ein eigener Nummernkreis zugewiesen werden, um die Belege besser zuzuordnen.
- Standortbezogene Differenzierung: Unternehmen mit mehreren Standorten können für jeden Standort spezifische Nummernkreise nutzen, um die Buchhaltung zu erleichtern.
- Jahreswechsel: Nummernkreise können jährlich zurückgesetzt werden, um eine klare Trennung zwischen Geschäftsjahren zu schaffen.
In diesem Knowledge-Base-Eintrag erfährst du, wie du Nummernkreise in deinem System änderst, welche Optionen dir zur Verfügung stehen und worauf du achten solltest.
Vorgehen:
Zum Ändern der Nummernkreise gehst du wie folgt vor.
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Suche den gewünschten Belegtyp zum Bearbeiten aus
Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > Auftragsverwaltung > Belegtypen bearbeiten. Du siehst eine Übersicht aller vorhandenen Belegtypen aus. Suche den gewünschten Beleg-Typ und klicke am Ende der Zeile auf das Display-Symbol zum Bearbeiten des Beleg-Types.
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Bearbeite die Belegnummer-Eigenschaften
- Belegnummer-Präfix: Dieser Text wird der Belegnummer vorangestellt. Hier kannst du z.B. die Jahreszahl eintragen, z.B. 2025
- Mindestlänge Belegzähler: Hier kannst du angeben, wie viele Stellen dein Zähler mindestens haben sollte. Die Stellen werden ggfls. mit "0" aufgefüllt. die Eingabe 4 würde z.B. Belegnummer der Form "0001" erzeugen.
- zuletzt verwendeter Zählerstand: Das ist der eigentliche Zähler. Er wird automatisch beim Veröffentlichen eines Belegs hochgezählt.
- Speichere den Beleg-Typ.