Rechnungen erstellen
Fragestellungen:
- Wie kann ich eine Rechnung erstellen?
- Wie kann ich eine Rechnung verändern?
Beschreibung:
TYRIOS enthält mit der App TYRIOS order eine umfangreiche Auftragsverwaltung, mit der du in wenigen Klicks Rechnungen erstellen kannst. Dabei unterstützen wir sowohl die Eingabe auf Desktop-PCs als auch auf mobilen Endgeräten wie Handys.
Rechnungen sind aus TYRIOS-Sicht nichts anderes als einfache Belege mit einem bestimmten Beleg-Typ. Die Eigenschaften des Belegtyps können dabei über die Belegtyp-Verwaltung eingestellt werden. Bei Auslieferung erzeugt eine Rechnung einen Umsatz und zeigt den Rechnungsbetrag an. Er muss kein Lager haben, eine Rechnung verändert also nicht zwangsweise den Lagerbestand.
Vorgehen:
Grundsätzlich gibt es zwei Vorgehensweisen, um Rechnungen zu erstellen. Aus einem Auftrag heraus oder manuell. Wir empfehlen grundsätzlich die Vorgehensweise über einen Auftrag, denn dadurch ist der Auftrag die zentrale Abwicklungsstelle, in der man alle davon abgeleiteten Belege an einer Stelle sehen kann. Der Auftrag wird dabei manuell oder - über den Onlineshop - vollautomatisch angelegt. Dadurch reduzieren sich die notwendigen Schritte auf wenige Klicks.
Erstellung einer Rechnung aus einem Auftrag
- Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > Auftragsverwaltung
- Klicke im Bereich "Aufträge verwalten" auf "Aufträge verwalten"
- Suche den gewünchten Auftrag und Klicke auf das Desktop-Symbol zur Anzeige der Auftragsdetails
- Du findest nun - entsprechende Rechte vorausgesetzt - im Aktionsbereich die Funktion "Beleg aus Auftrag erstellen".
- Mit Klick wird automatisch ein neuer Beleg erstellt, dabei werden alle Positionen des Auftrags übernommen und miteinander verknüpft. Kosten / Rabatte für Zahlungsarten werden dabei als eigenständige Positionen (mit bei der Zahlungsart hinterlegten Steuersätzen) hinterlegt.
Nach dem Speichern ist der Beleg mit dem Auftrag verknüpft und kann jederzeit über die Auftragsansicht eingesehen und bearbeitet werden. Auch werden alle ausgehenden E-Mails in der Mail-Kommunikation des Auftrags erfasst.
Erstellung einer manuellen Rechnung
- Gehe in als Benutzer mit erweiteren Rechten in den Kundenbereich > Auftragsverwaltung
- Klicke im Bereich "Belege verwalten" auf "Beleg manuell erstellen".
- Du gelangst in denselben Beleg-Editor, kannst nun aber alle Positionen manuell erfassen. Es wird keine Verküpfung mit einem Auftrag hinterlegt.
Tips und Tricks:
Wenn du einen Beleg aus einem Auftrag heraus erstellst, ist der Auftrag die führende Datenquelle. Du kannst deshalb die einzelnen Beträge der Positionen nicht verändern. Sie sind entsprechend ausgegraut. Du kannst aber jederzeit neue Positionen hinzufügen oder Positionen entfernen. Bitte beachte, dass diese Veränderungen nicht im Auftrag übernommen werden.
Durch die Verknüpfung des Belegs mit dem Auftrag ist TYRIOS in der Lage zu erfassen, welche Positionen mit welcher Menge schon geliefert bzw. abgerechnet wurden. Bei manuell hinterlegten Positionen ist diese Kontrolle nicht möglich und du musst die Positionen manuell überwachen. Deshalb ist es ratsam, bei Bedarf auch den Auftrag selbst zu bearbeiten.