Stornierungen von Rechnungszahlungen verstehen

Fragestellungen:

Tags: Abrechnung, Rechnungen, Zahlungsstornierung, Audit-Trail, Fehlerbehebung, Erklärung

In diesem Leitfaden wird die Geschäftslogik hinter der Stornierung von Zahlungen im Finanzmodul erläutert.

Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie das System Folgendes handhabt:

Zahlungsstornierungen: Anlegen einer neuen Transaktionszeile anstelle des Löschens alter Daten.
Prüfpfade: Pflege einer übersichtlichen und vorschriftsmäßigen Buchhaltungshistorie.
Statusaktualisierungen: Automatisches Zurücksetzen einer Rechnung vom Status „bezahlt“ auf „unbezahlt“.

Navigieren Sie im System zum Bereich „Auftragsverwaltung“.

Auftragsverwaltung -> Belege verwalten -> Vorhandenen Beleg öffnen -> Zahlungen

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Die ursprünglichen Zahlungen bleiben sichtbar

Wird eine Zahlung storniert, entfernt oder ändert das System den ursprünglichen Zahlungsbeleg nicht. Der ursprüngliche Vorgang verbleibt im Zahlungsverlauf, um eine korrekte Buchhaltungshistorie und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Stornovorgänge werden angelegt.

Das System fügt eine völlig neue Transaktionszeile hinzu, die die Stornierung oder Rückbuchung der Zahlung darstellt. Der Rückbuchungsbetrag entspricht dem ursprünglichen Zahlungsbetrag, und beide Transaktionen sind mit genau derselben Rechnung verknüpft.
Der Rechnungsstatus wird automatisch aktualisiert

Der Rechnungsstatus wird bei einer Stornierung automatisch aktualisiert. Je nach Geschäftslogik wird der Status der Rechnung von „Bezahlt“ auf „Unbezahlt“ oder auf „Teilweise bezahlt“ zurückgesetzt.
Sicherheit und Zugang

Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen, wie beispielsweise Mitarbeiter der Finanzabteilung, sind berechtigt, diese Stornierungen vorzunehmen. Wenn eine Rechnung bereits abgeschlossen ist oder Sie versuchen, dieselbe Zahlung zweimal zu stornieren, verhindert das System den Vorgang und zeigt eine Bestätigungsmeldung an.

Profi-Tipps:

Überprüfen Sie nach einer Stornierung immer den ausstehenden Betrag, um sicherzustellen, dass er korrekt neu berechnet wurde.
Nutzen Sie den Bereich „Zahlungsverlauf“, um den vollständigen, mit Zeitstempeln versehenen Prüfpfad für jede Rechnung einzusehen.

Warnungen:

Sie können keine Zahlung für eine Rechnung stornieren, die bereits als unbezahlt markiert ist.
Benutzer ohne Finanzberechtigungen erhalten eine Zugriffsverweigerungsmeldung, wenn sie versuchen, eine Zahlung zu stornieren.