Versandbenachrichtigung an Kunden versenden
Beschreibung:
Über die Auftragsstatus-Funktion kannst du automatisch deine Kunden über den Versand ihrer Bestellung informieren. Du musst lediglich einen entsprechenden Status und eine E-Mail-Vorlage einrichten.
Vorgehen:
Auftragsstatus anlegen
Als Erstes legen wir einen Auftragsstatus an, der den versendeten Auftrag markieren soll.
- Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > Auftragsverwaltung > Auftragsstatus bearbeiten
- Es werden dir alle Auftragsstatus angezeigt. Unterteilt in die Primär-Status "Entwurf", "In Bearbeitung" und "Abgeschlossen". Gehe zum Primärstatus "In Bearbeitung" und wähle den "+"-Button aus. Es wird ein neuer Sekundärstatus eingefügt.
- Hinterlege als "Name" eine angemessene Bezeichnung für den neuen Sekundärstatus, z.B. "versendet". Beachte, dass dein Kunde diese Bezeichnung sehen kann.
- Klicke ganz unten auf "Speichern".
E-Mail-Vorlage hinterlegen
TYRIOS benachrichtigt deinen Kunden automatisch über den Status-Wechsel, wenn du eine entsprechende E-Mail-Vorlage hinterlegt hast.
- Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > System > Mailvorlagen verwalten
- Es werden alle Mail-Vorlagen, die vom System unterstützt werden, angezeigt. Suche nun die Vorlage "Bestell-Status 'In Bearbeitung: [Dein-Status]'. Klicke in dieser Zeile auf "Mailvorlage bearbeiten".
- Hinterlege nun die gewünschte E-Mail-Vorlage und klicke auf speichern.
Individuelle Versand-Benachrichtigung versenden.
Solltest du den Versand manuell durchgeführt haben, so kann es wünschenswert sein, dass du dem Kunden einen manuellen Link oder eine Versandnummer zur Nachverfolgung zusendest. In diesem Fall ist es nicht wünschenswert, dass TYRIOS die Mail automatisch versendet, sondern du möchtest manuell eingreifen. Dann gehst du wie folgt vor:
- Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den entsprechenden Auftrag.
- Du siehst oben links den aktuellen Auftragsstatus.
- Deaktiviere die Einstellung "autom. Mail-Versand". Dadurch versendet TYRIOS keine E-Mail automatisch.
- Wechsle den Status auf deinen eingestellten "Versendet"-Status. Dadurch wird der Status gesetzt.
- Scrolle runter und klicke auf den Reiter "Mail-Kommunikation".
- Klicke auf den Button "Mail erstellen". Es erscheint ein E-Mail-Formular.
- Neben dem Betreff findest du einen Drop-Down. Wähle hier die gewünschte Status-Vorlage.
- Die Vorlage wird in den E-Mail-Editor reingeladen und kann sofort individuell angepasst werden.
- Klicke auf "Senden". Die E-Mail geht direkt an den Kunden und wird im System archiviert.