- Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
- Wo ist die XML-Datei in meiner PDF-Rechnung?
- Wie aktiviere ich den E-Rechnungs-Versand?
- Was ist eine hybride PDF-Rechnung?
- Wie erstelle ich eine XRechnung?
Effiziente Buchhaltung durch hybride DatenformateZUGFeRD-Rechnungen erstellen: PDF mit eingebetteter XML
Dieser Überblick führt Sie in die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen ein. Unternehmer erfahren hier, wie sie durch hybride Dokumente gesetzliche Vorgaben erfüllen und gleichzeitig die Effizienz ihrer Buchhaltung steigern. Ziel ist es, den Versand und die Verarbeitung von Rechnungen durch standardisierte Datenformate zu professionalisieren.
Das ZUGFeRD-Format kombiniert zwei Welten: Eine PDF-Datei für die menschliche Lesbarkeit und eine eingebettete XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung. Diese Struktur ermöglicht es Empfängern, Rechnungsdaten ohne manuelle Eingabe direkt in ihre Buchhaltungssoftware zu übernehmen, was Fehler reduziert und die Automatisierung fördert.
Durch die Nutzung dieses Formats stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen für den elektronischen Datenaustausch entsprechen. Die Automatisierung der Workflows spart Zeit auf beiden Seiten und minimiert das Risiko von Übertragungsfehlern bei der manuellen Datenerfassung.
So aktivieren und prüfen Sie Ihre E-RechnungenZUGFeRD und XRechnung konfigurieren
Der Übergang zur digitalen Buchhaltung beginnt mit einem einfachen Klick. Diese Anleitung bietet Ihnen einen umfassenden Walkthrough zur Aktivierung und Verifizierung der E-Rechnungs-Funktionalität in Ihrem System, damit Ihre Belege den modernen Standards entsprechen.
Durch die Kombination aus lesbarem PDF und maschinenlesbarem XML-Anhang (ZUGFeRD) professionalisieren Sie Ihren Rechnungsversand und erfüllen mühelos die Anforderungen für B2B- und B2G-Transaktionen.
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E-Rechnungs-Funktion für den Belegtyp aktivieren
Öffnen Sie den Belegtyp-Editor in der Auftragsverwaltung und wählen Sie den gewünschten Rechnungstyp oder Gutschriftstyp aus. Setzen Sie unter den Anzeigeoptionen den Haken bei E-Rechnung aktiviert und speichern Sie den Belegtyp. Hinweis: Diese Einstellung gilt für neu erstellte finale PDFs; Entwürfe (Draft previews) bleiben normale PDFs.
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Rechnung fertigstellen und veröffentlichen
Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt und stellen Sie sicher, dass alle Stammdaten wie Name, E-Mail, USt-IdNr. und IBAN/BIC in der Systemkonfiguration hinterlegt sind. Beim Veröffentlichen generiert das System automatisch ein PDF/A-3-Dokument und bettet die Datei factur-x.xml (Profil EN 16931) ein. Falls die Zusammenführung fehlschlägt, wird die bestehende Datei zum Schutz erhalten.
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Die finale PDF-Rechnung öffnen
Öffnen Sie die veröffentlichte Rechnung im Beleg-Editor. Das Dokument ist für Menschen normal lesbar, enthält aber eingebettet alle notwendigen Daten in strukturierter Form, so dass Sie automatisch den Vorgaben der E-Rechnung folgen.
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Anhänge in der PDF-Datei prüfen
Öffnen Sie die PDF-Datei in einem Betrachter wie Adobe Reader und prüfen Sie die Dateianhänge. Dort muss die Datei factur-x.xml gelistet sein. Diese Datei enthält exakt dieselben Rechnungsdaten wie der sichtbare Text der PDF und kann vom Buchhaltungssystem Ihres Kunden direkt eingelesen werden.
Technische Hinweise für E-RechnungenTipps zur XML-Rechnungsstellung
Für eine reibungslose Verarbeitung Ihrer elektronischen Dokumente beachten Sie bitte die folgenden technischen Details:
- Automatische Codierung: Das System markiert Dokumente im XML-Datensatz automatisch. Gutschriften erhalten den Code 381, während Rechnungen mit dem Code 380 gekennzeichnet werden.
- B2G-Versand (Behörden): Wenn Ihr Kunde eine Leitweg-ID besitzt, nutzen Sie im Dropdown-Menü der Rechnung die Aktion Download eInvoice (XML). Dies stellt sicher, dass das spezifische XRechnung 3.0 Profil für den Behördenversand verwendet wird.
Wichtiger Warnhinweis zur USt-IdNr.: Damit die XML-Erstellung korrekt funktioniert, muss Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zwingend im strukturierten Datenfeld der Firmendaten hinterlegt sein. Ein reiner Textaufdruck auf dem PDF-Briefbogen reicht nicht aus, da die XML-Struktur die Daten direkt aus den Datenbankfeldern Ihres Systems bezieht.