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Sachbearbeiter bearbeiten

Questions:

  • Wie kann ich einen Sachbearbeiter auswählen?
  • Wie kann ich einen Benutzer in der Auswahl der Sachbearbeiter hinzufügen?
  • Wie personalisiere ich Aufträge?

Required permissions

  • TYRIOS ERP: Shop Management - View all orders
  • TYRIOS ERP: Shop Management - Change order state
  • TYRIOS ERP: Shop Management - Create an order manually
  • TYRIOS ERP: Shop Management - Edit order

Description:

Du kannst die Kundenbindung deutlich steigern, indem du die Aufträge personalisiert - sprich wenn du dem Kunden einen konkreten Sachbearbeiter zuweist und dieser Sachbearbeiter dann in der gesamten Mail-Kommunikation - angefangen vom Bestelleingang bis hin zur Rechnung - als Absender nennst.

  • Sachbearbeiter werden automatisch als Absender bei allen ausgehenden Mails hinterlegt. Antwortet der Kunde auf die E-Mail, landet die Mail automatisch beim Sachbearbeiter.
  • Ausgehende Mails können automatisch mit personalisierten Signaturen versehen werden - inkl. Kontakttelefon oder E-Mail.
  • Sachbearbeiter werden automatisch bei allen Auftragskommentaren informiert.
  • Sachbearbeiter werden bei Nutzung von TYRIOS supplier automatisch informiert, wenn notwendige Lieferantenbestellungen nicht fristgerecht eintreffen

Solution:

Sachbearbeiter verwalten

Um Mitarbeiter als Sachbearbeiter zu hinterlegen, müssen diese erstmal als Benutzer in TYRIOS angelegt sein. Ist dies der Fall, müssen sie entsprechend gekennzeichnet werden:

  1. Gehe im Kundenbereich auf "Benutzerverwalterung" > "Benutzer verwalten"
  2. Suche den entsprechenden Benutzer und wähle "Benutzer bearbeiten" im Zeilenmenü.
  3. Klicke im Benutzer-Editor auf den Reiter "Notizen"
  4. Füge unter Tags den Tag "OrderAssistant" hinzu. Achte auf die exakte Schreibweise.

Ab jetzt steht der Sachbearbeiter bei Aufträgen zur Verfügung.

Sachbearbeiter am Auftrag hinterlegen

  1. Gehe im Kundenbereich auf "Auftragsverwaltung" > "Aufträge verwalten"
  2. Suche den entsprechenden Auftrag und klicke auf die Auftragsdetails
  3. Wähle in den Auftrag-Details den Sachbearbeiter aus. Es stehen alle hinterlegten Sachbearbeiter zur Verfügung. Klicke auf "Setzen" um die Auswahl zu speichern.

Bei Online-Bestellungen wird automatisch der Administrator als Sachbearbeiter hinterlegt. Er kann jederzeit geändert werden.

Sachbearbeiter im Beleg hinterlegen

Standardmäßig wird der Sachbearbeiter aus dem Auftrag hinterlegt. Ist kein Auftrag vorhanden oder möchtest du den Sachbearbeiter verändern, musst du wie folgt vorgehen.

  1. Gehe im Kundenbereich auf "Auftragsverwaltung" > "Belege verwalten"
  2. Suche den entsprechenden Beleg und bearbeite den Beleg über das Zeilenmenü
  3. Im Editor wird dir nun in den Beleg-Einstellungen die Auswahl für den Sachbearbeiter angeboten. 
  4. Mit dem Speichern des Belegs wird der Sachbearbeiter übernommen.

Statusmails personalisieren

  1. Gehe im Kundenbereich auf "System" > "Mailvorlagen verwalten"
  2. Suche die gewünschte Status-Mail und klicke auf "Vorlage bearbeiten"
  3. Bearbeite die Mail-Vorlage. Es stehen dir folgende Muster für die Personalisierung des Sachbearbeiters zur Verfügung:
    1. orderAssistantName: Name des Sachearbeiters
    2. orderAssistantPreName: Vorname des Sachbearbeiters
    3. orderAssistantContactPhone: Kontakttelefon des Sachbearbeiters
    4. orderAssistantContactFax: Kontaktfax des Sachbearbeiters
    5. orderAssistantEmail: E-Mail-Adresse des Sachbearbeiters.

Sachbearbeiter im Beleg ausgeben

Wenn du möchtest, dass der Sachbearbeiter namentlich auf dem Beleg genannt wird, musst du den Belegtyp entsprechend einstellen:

  1. Gehe als Administrator oder Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > Auftragsverwaltung
  2. Klicke im Bereich Einstellungen auf "Belegtypen verwalten"
  3. Suche den gewünschten Beleg und wähle im Zeilenmenü "Belegtyp bearbeiten".
  4. Aktiviere das Häckchen bei "Sachbearbeiter anzeigen"
  5. Speichere den Belegtyp. Ab sofort wird der Sachbearbeiter mit ausgegeben. 

Tips und Tricks:

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