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Belege nachträglich ändern

Required permissions

  • TYRIOS order: Receipt Management - Edit receipt

Description:

Häufig ist es nötig, Belege nachträglich zu korrigieren. So kann es z.B. sein, dass auf Kundenwunsch die Adresse verändert werden soll oder anderweitige Anpassungen notwendig sind.

 

Zum Bearbeiten eines Belegs müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein.

  • Eine Änderung kann relevant für die Buchhaltung sein - das kann schon bei der Adresse anfangen. Deshalb musst du sicherstellen, dass der Beleg noch nicht verbucht ist. Dabei musst du sowohl deine Buchhaltung als auch die Buchhaltung des Kunden berücksichtigen. Kannst du nicht sicherstellen, dass der Beleg noch nicht verbucht ist, so solltest du lieber einen Korrekturbeleg erstellen - z.B. eine Rechnungskorrektur. TYRIOS warnt nicht deshalb vor diesem Prozess.
  • Wenn in TYRIOS eine Zahlung in der Offenen-Posten-Verwaltung hinterlegt ist, geht TYRIOS davon aus, dass der Beleg verbucht wurde. Ab dann ist eine Änderung nicht mehr möglich.

Solution:

Ein Beleg ist im Entwurfsmodus jederzeit änderbar. Hier kannst du einfach über die Belegverwaltung den entsprechenden Beleg bearbeiten. Ist der Beleg aber veröffentlicht, sind weitere Schritte notwendig.

  1. Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in der Kundenverwaltung auf "Belege verwalten".
  2. Suche den gewünschten Beleg und wähle im Zeilenmenü "Veröffentlichung zurückziehen". Du erhälst eine Sicherheitswarnung, dass du das nur tun sollst, wenn du sicherstellen kannst, dass der Beleg in keiner Buchhaltung verbucht wurde.
  3. Klicke auf OK. Der Beleg wird wieder in den Entwurfsmodus gesetzt. Die Belegnummer bleibt aber erhalten und kann nicht mehr verändert werden.
  4. Klicke nun auf "Beleg bearbeiten" und ändere den Beleg entsprechend.
  5. Klicke auf Speichern oder Veröffentlichen, um den Beleg wieder aktiv zu schalten. Die Belegnummer wird nicht neu vergeben, sondern bleibt erhalten.

Tips und Tricks:

Grundsätzlich ist das Bearbeiten eines veröffentlichten - und ggfls. an den Kunden versendeten Belegs - rechtlich problematisch. Es empfiehlt sich deshalb, einen Korrekturbeleg zu erstellen. Gehe dazu wie folgt vor:

  1. Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in der Kundenverwaltung auf "Belege verwalten".
  2. Suche den gewünschten Beleg und wähle im Zeilenmenü "Beleg duplizieren". Der Beleg wird kopiert und im Entwurfsmodus geöffnet.
  3. Wähle ggfls. als Belegtyp einen entsprechenden Beleg-Typ aus, z.B. Rechnungskorrektur (sofern vorhanden)
  4. Erweitere den Vorabtext und erläutere, dass es sich hier um einen korrigierten Beleg handelt. Referenziere die Original-Belegnummer, so dass die Korrektur bei einer potentiellen Steuerprüfung nachvollziehbar ist.
  5. Bearbeite den Beleg wie gewünscht.
  6. Klicke auf Speichern, um den Beleg wieder aktiv zu schalten. Die Beleg bekommt eine neue Belegnummer.

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