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Belegtypen anlegen

Questions:

  • Wie erstelle ich eine Stornorechnung an?
  • Wie erstelle ich eine Rechnungskorrektur?

Required permissions

  • TYRIOS order: Receipt Management - Manage receipt types

Description:

TYRIOS erlaubt die freie Definition von Belegtypen. Mit Erstauslieferung hat TYRIOS dabei die Belegtypen Angebot, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, Werkstattauftrag. All diese Belegtypen können jederzeit manuell angelegt werden oder basieren auf Auftragsdaten eines Auftrags. Es können aber jederzeit weitere Belegtypen hinterelgen werden.

Solution:

  1. Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > Auftragsverwaltung > Einstellungen > Belegtypen verwalten. Du erhälst alle derzeit verfügbaren Belegtypen.
  2. Klicke auf den Button "Neu" im Menü.
  3. Du gelangst nun in den Belegtyp-Editor. Fülle alle Felder wie gewünscht aus und Speichere den Typ.

 

Die Felder haben folgende Bedeutungen:

  • Name: Der Name des Belegtyps: dieser ist mehrsprachig und wird u.a. im Beleg selbst angezeigt. Beispiel: "Stornorechnung"
  • Belegnummer-Präfix: Hier kannst du einen Präfix hinterlegen, der der Belegnummer immer vorne angestellt wird: Beispiel: "2020-"
  • Mindestlänge Belegzähler: Jeder veröffentlichte Beleg bekommt eine eindeutige Belegnummer. HIer kannst du festlegen, wie viele Stellen diese Nummer mindestens haben soll. Es werden entsprechende 0-en der Nummer vorangestellt.
  • zuletzt verwendeter Zählerstand: Hier wird die aktuelle Belegnummer festgehalten, die zuletzt verwendet wurde. Hier sollte i.d.R. keine Änderung notwendig sein.
  • Sachbearbeiter anzeigen: Bei jedem Beleg kannst du einen Sachbearbeiter festlegen. Mit dem Häkchen wird der Sachbearbeiter sowohl in der PDF als auch in der Belegansicht angezeigt.
  • Preise anzeigen: Lege fest, ob Preise im Beleg angezeigt werden sollen. Dies ist z.B. bei Lieferscheinen unüblich.
  • Adresszeile: Hier kannst du die Adresse angeben, die als Absender im Adressfenster angezeigt werden soll. Standardmäßig ist dieses Feld leer und die Informationen werden aus den Systemeinstellungen gezogen.
  • Unterschriftenfeld anzeigen: Hier kannst du festlegen, ob im Beleg ein Feld für eine Unterschrift vorhanden sein soll, z.B. für einen Werkstattauftrag.
  • Text für Unterschriftenfeld: Wenn das Unterschriftenfeld angezeigt werden soll, kannst du hier einen Zusatztext angeben, der mit ausgegeben werden soll.
  • Kontakttelefon in Adresszeile anzeigen: hiermit wird die Telefonnummer vom Kontakt mit in das Adressfenster ausgegeben. Das ist z.B. bei Speditionslieferungen und damit beim Lieferschein oft notwendig.
  • Position der Rechnungs- und Lieferadresse tauschen: Damit wird im Adressfenster nicht die Rechnungsadresse sondern die Lieferadresse (sofern vorhanden) ausgegeben. Sinnvoll für Lieferscheine.
  • Lagerauswahl vermeiden: du kannst mit einem Beleg eine Lagerbewegung erzeugen. Dies ist bei bestimmten Belegtypen je nach Prozess nicht gewünscht. Mit der Option kannst du eine Warnung ausgeben lassen, falls doch ein Lager hinterlegt wird.
  • Warnungen bei fehlendem Lager: Je nach Workflow willst du, dass mit einem bestimmten Beleg - z.B. dem Lieferschein - auch eine Lagerbewegung automatisch für den Warenausgang erzeugt wird. Sollte das Lager nicht angegeben werden, kannst du hier eine Warnung ausgeben lassen.
  • Lagerposition anzeigen: Für die Kommissionierung deiner Aufträge ist es gerade bei größeren Lagern hilfreich, wenn der Sachbearbeiter weiß, wo der Artikel zu finden ist. Mit dieser Option wird die Lagerposition des Artikels mit auf den Beleg ausgegeben.
  • Offene-Posten-Tracking aktivieren: TYRIOS order erlaubt dir, offene Posten automatisch zu tracken. Mit dieser Option wird diese Funktion aktiviert, sinnvoll z.B. bei Rechnungen und Gutschriften, nicht sinnvoll bei Angeboten oder Lieferscheinen.
  • Fällig in Tagen: Wenn TYRIOS Offene Posten verwalten soll, kann TYRIOS für dich automatisch im Beleg hinterlegen, wann das Zahlungsziel ist. Dabei wird das Datum automatisch berechnet. Auf dieser Basis ist dann auch später ein individuell automatisiertes Mahnverfahren möglich.
  • Fälligkeitsdatum in Beleg ausgeben: Hiermit kannst du festlegen, ob das Fälligkeitsdatum nur intern verwendet werden soll oder ob es sichtbar im Beleg - auch in der PDF - ausgegeben werden soll.
  • Automatisches Mahnwesen aktivieren: Legt fest, ob ein Mahnwesen für diesen Belegtyp stattfinden soll. Bitte beachte, dass das Mahnverfahren selbst individuell umgesetzt werden muss. 
  • erzeugt Erlös: kennzeichnet, dass dieser Beleg ein Umsatzplus wiedergibt. Z.B. bei Rechnungen
  • schmälert Erlös: kennzeichnet, dass dieser Beleg den Umsatz mindert, z.B. bei Gutschriften oder Stornorechnungen
  • kennzeichnet Warenausgang an Kunden: Gibt an, dass Artikel zum Kunden gehen (z.B. beim Lieferschein)
  • kennzeichnen Wareneingang an Kunden: Gibt an, dass Artikel vom Kunden zurückkommen (z.B. bei Stornorechnung)
  • negative Warenbewegung: gibt an, dass die Warenbewegung entgegengesetzt ist
  • Standard-Lager: wählt automatisch das entsprechende Lager aus, wenn hinterlegt.

Tips und Tricks:

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