E-Mail-Kopie für Belegversand festlegen
Questions:
- Wie kann der Sachbearbeiter automatisch eine E-Mail-Kopie bei versendetem Belegen erhalten?
- Wie kann man die automatisch erstellte E-Mail-Kopie für Belege deaktivieren?
Description:
TYRIOS versendet standardmäßig an den Sachbearbeiter eine E-Mail-Kopie für alle ausgehenden E-Mails mit Belegdaten. Das hat einen rechtlichen Hintergrund. Denn grundsätzlich solltest du in der Lage sein, nachzuweisen, wenn du kaufmännisch relevante E-Mails an deine Kunden versendest. Das erfolgt klassischerweise über dein E-Mail-Konto, das bereits eine GoDB-konforme Archivierung aufweisen sollte (mehr Informationen zur GoDB-konformen E-Mail-Archivierung).
Du kannst den Versand der Kopie jederzeit in den Systemeinstellungen deaktivieren bzw. wieder aktivieren.
Solution:
- Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten auf Kundenbereich > System > Systemkonfiguration
- Wähle im Bereich "Belegverwaltung" die Einstellung "den Beleg als Blindkopie an den Sachbearbeiter senden"
- Speichere die Einstellungen
Tips und Tricks:
TYRIOS archiviert automatisch jede ausgehende E-Mail im Mail-Protokoll des Systems. Hierbei handelt es sich aber nicht um ein GoDB-konformes Archiv.
Je nach E-Mail-Provider wird der Versand bereits im Ordner "Gesendete E-Mails" innerhalb des E-Mail-Kontos archiviert (z.B. Gmail). Das gilt aber nicht für alle E-Mail-Anbieter. Bitte prüfe deshalb selbst, ob die Einstellung notwendig ist.