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Erste Schritte: Anlegen eines Zweitaccounts für AdministratorInnen

Questions:

  • Wie lege ich ein Arbeits- bzw. Sachbearbeiterkonto an?
  • Wie gebe ich meinem Zweitaccount Rechte?

Required permissions

  • TYRIOS CRM: User Management - Edit user
  • TYRIOS CRM: User Management - Edit user permissions
  • TYRIOS CRM: User Management - Create group
  • TYRIOS CRM: User Management - Edit group
  • TYRIOS CRM: User Management - Edit group rights

Description:

Stell dir vor du bist im Stress, hattest einen Termin und dir fällt ein, dass du den Laptop dort liegen lassen hast... und du warst noch als Admin eingeloggt. In der Zeit hätte sich wohl jeder über dein System und alle Daten und Betriebsgeheimnisse in und rund um dein Geschäft her machen können.

Es wird von TYRIOS und seitens der DSGVO geraten den Administrationsaccount nicht dauerhaft für den alltäglichen Gebrauch in Verwendung zu haben. Deshalb empfehlen wir AdministratorInnen ein Sachbearbeiterkonto oder Arbeitskonto anzulegen, welches lediglich Rechte für den alltäglichen Gebrauch besitzt.

Dies bietet eine weitere Schutzmaßnahme gegen Datenraub oder Datenverlust durch Unbefugte.

Solution:

Gruppe erstellen

Um Benutzerkonten zu erstellen und Rechte zu vergeben, musst du eingeloggt sein. Als Erstes solltest du eine Gruppe erstellen. Das macht man zuerst, damit das danach erstellte Benutzerkonto in dieser Gruppe zugewiesen werden kann.

  • Kundenbereich
  • Benutzerverwaltung
  • Gruppe erstellen
  1. Öffne im Kundenbereich unter Benutzerverwaltung die Nutzeroberfläche zum Erstellen von Gruppen
  2. Trage einen Namen ein z. B. "Arbeitskonto" oder "Sachbearbeiter für xyz" oder "Geschäftsleitung"
  3. Optional kannst du eine Beschreibung und ein Bild hinzufügen
  4. Nach dem Speichern gelangst du in die Übersicht für die Gruppenverwaltung
  5. Klicke auf das Zahnrad, um der eben erstellten Gruppe Rechte zuzuweisen
  6. Wähle über die Checkboxen Rechte aus, die dein Arbeitskonto benötigen wird
  7. Bestätige deine Auswahl über den Button "Rechte erstellen"
  8. Scrolle Hoch zu "Festgelegte Rechte" und überprüfe deine Einstellungen

Achtung

Der Button "Rechte erstellen" kommt zweimal vor. Vergewissere dich, dass du auch auf den Richtigen gedrückt hast.

Die aufgelisteten Rechte hängen davon ab, welches TYRIOS Paket du verwendest. Wir können dir an dieser Stelle also nicht explizit sagen, welche Rechte du deinem Zweitaccount geben solltest. Als kleiner Gedankenanstoß kann man sich jedoch Fragen "brauche ich das wirklich jeden Tag auf der Arbeit und wie teuer wird das, wenn hier etwas falsch gemacht wird?".

So sollte man z. B. nicht unbedingt "Content-Management - Löschen" (Löschen von Seiten auf der Webseite), oder "Belegeverwaltung - Belege löschen" einstellen. Versehentliche Löschungen können unter Umständen ernst zu nehmende Konsequenzen haben.

Unser Tip

Bei der Vergabe von Rechten sagen wir:
So wenig wie möglich, so viel wie nötig!

Zweitaccount anlegen und der Gruppe zuordnen

Jetzt erstellst du deinen Zweitaccount und ordnest diesen der soeben erstellten Gruppe zu. Dafür musst du zurück in den Kundenbereich.

  • Kundenbereich
  • Benutzerverwaltung
  • Benutzer erstellen
  1. Öffne im Kundenbereich unter Benutzerverwaltung die Nutzeroberfläche zum Erstellen eines Benutzers
  2. Nun musst du den Hacken unter "Gast-Benutzer" entfernen. Dies ermöglicht es, ein Passwort für deinen Account zu hinterlegen
  3. Fülle nun die Felder aus. Beachte jedoch, dass du für deinen Zweitaccount nicht das gleiche Passwort hinterlegst wie für deinen Adminaccount!
  4. Unter "Einstellungen" musst du nun den Hacken für die zuvor erstellte Gruppe setzen
  5. Wenn du fertig bist, klicke unten auf "Speichern"

Achtung

Verwende für deinen Zweitaccount nicht das gleiche Passwort wie für deinen Adminaccount!

Tips und Tricks:

Unser Tip für sichere Passwörter

Rechts neben dem Passwortfeld ist auch ein Indikator, der anzeigt, wie sicher dein Passwort ist. Wir empfehlen für die Sicherheit, dass ein Passwort folgende Merkmale aufweist:

  • Enthält mindestens einen Großbuchstaben
  • Enthält mindestens einen Kleinbuchstaben
  • Enthält mindestens eine Zahl
  • Enthält mindestens ein Sonderzeichen
  • Besteht mindestens aus 8 Zeichen

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