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Gutschrift für einen Auftrag erstellen

Questions:

  • Wie erstelle ich eine Gutschrift für einen Auftrag?
  • Wie korrigiere ich eine Rechnung für einen Auftrag?

Required permissions

  • TYRIOS order: Receipt Management - Create receipt
  • TYRIOS ERP: Shop Management - Edit order

Description:

Es gibt viele Fälle, wenn die bereits erstellte Rechnung zu einem Auftrag korrigiert werden muss. Einige Beisiele sind:

  • wenn eine Bestellung teilweise storniert wird
  • wenn aufgrund einer Reklamation ein Preisnachlass gewährt wird
  • wenn aufgrund einer Lieferung in ein Drittland (z.B. in die Schweiz) die MwSt. nachträglich erlassen wird.

All diese Fälle machen es notwedig, dass manuell in den Belegablauf eingegriffen weden muss. TYRIOS bietet hierzu 2 unterschiedliche Vorgehensweisen an. Dabei ist grundsätzlich zu entscheiden, mit welcher Belegart gearbeitet werden soll. Denkbar ist eine Gutschrift oder eine Rechnungskorrektur. Wichtig ist bei der Wahl, dass der Ablauf und der Zusammenhang zur Rechnung bei einer etwaigen Steuerprüfung nachvollzogen werden kann. Wir gehen im Folgenden davon aus, dass eine Gutschrift erstellt werden soll.

Solution:

Direkte Erstellung einer Gutschrift:

  1. Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > Auftragsverwaltung > Beleg manuell erstellen
  2. Wähle den Benutzer sowie die Rechnungsadresse aus. Die Lieferadresse je nach Situation.
  3. Wähle als Belegtyp den Typ "Gutschrift aus".
  4. Hinterlege in die Auftragsnummer die Auftragsnummer, so dass hierüber später ein Bezug hergestellt werden kann. Beachte, dass dieser Eintrag nur die Auftragsnummer anzeigt. Der Beleg wird später nicht im Auftrag gelistet, da der Beleg manuell hergestellt wurde.
  5. Hinterlege in den Vorab-Text eine Referenz zur Rechnung und eine Begründung für den Beleg
  6. Hinterlege in den Belegpositionen die entsprechende Gutschrift. Du bist beim Ausfüllen komplett frei und kannst so z.b. auch den Wegfall der MwSt. hinterlegen.
  7. Hinterlege optimalerweise im Abschlusstext, wie der Kunde das Geld aus der Gutschrift erhält. Wenn du bereits beim Kunden bereist ein Vorlagentext hinterlegt hast (im Rahmen der Stammkundenfplege), wird dieser Text automatisch übernommen.
  8. Speichere den Beleg, wodurch er automatisch veröffentlicht wird.
  9. Sende dem Kunden den Beleg anschließend via Mail zu.

 

Erstellung aus einem Auftrag heraus:

Grundsätzlich empfehlen wir dir, den Beleg direkt aus dem Auftrag heraus zu erstellen. Dadurch wird der Beleg mit dem Auftrag direkt verknüpft. Das hat mehrere Vorteile:

  1. Die Gutschrift ist im Auftrag unter dem Reiter "Belege" zu finden.
  2. Jede Kommunikation - insbesondere die E-Mail-Kommunikation mit dem Kunden - ist dann ebenfalls im Auftrag zu finden.

Gehe wie folgt vor:

  1. Gehe als Benutzer mit erweiterten Rechten in den Kundenbereich > Auftragsverwaltung > Aufträge verwalten
  2. Suche den entsprechenden Auftrag und klicke auf die Ansicht (Desktop-Symbol)
  3. Wähle in den Auftragsoptionen die Funktion "Beleg aus Auftrag erstellen". Es wird ein Beleg aus dem Auftrag erstellt und im Entwurfsmodus geöffnet.
  4. Ändere den Belegtyp auf "Gutschein".
  5. Bearbeite die Auftragspositionen. Beachte dabei, dass die automatisch angelegten Positionen mit den Positionen im Auftrag verknüpft sind und nicht verändert werden können. Je nach Zweck des Gutscheines musst du diese Positionen nun entfernen und weitere manuelle Positionen hinzufügen.
  6. Speichere den Beleg. Er erscheint nun automatisch im Auftrag und kann an den Kunden via E-Mail versendet werden.

Tips und Tricks:

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