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Produkte importieren über Produkt-Standardimporter

Questions:

  • Wie kann ich Produkte importieren?
  • Wie funktioniert der Produkt-Standardimporter?
  • Wie kann ich Produkte massenhaft in Excel editieren?
  • Wie kann ich die Preisliste meines Lieferanten importieren?
  • Wie kann ich Produktdaten in großen Mengen bearbeiten?

Description:

TYRIOS bietet mit dem Produkt-Standardimporter einen sehr flexiblen Importer, mit dem du Produktdaten in Massen editieren kannst. Dabei werden grundsätzlich zwei unterschiedliche Vorgehen unterstützt: Der Import von neuen Produktdaten und die Aktualisierung von Bestandsdaten. Beide Modi können innerhalb eines Import-Vorgangs ausgeführt werden.

Zum Bearbeiten der Produktdaten steht eine Excel-Datei zur Verfügung. Die passende Vorlage findest du hier. In der Excel-Datei sind die passenden Spalten bereits vorausgefüllt, du kannst aber auch jederzeit eine andere Excel-Datei - z.B. von deinem Lieferanten - verwenden. Wichtig sind nur die Spaltenüberschriften. Die Reihenfolge, das Design oder auch die Tatsache, dass alle Spalten da sind, ist nicht wichtig. Es sind aber folgende Spalten immer notwendig.

  • Für neu anzulegende Produkte ist der Name, der Netto-VK und der Steuersatz wichtig. Außerdem wäre es empfehlenswert, gleich die Kategorie-ID mit anzugeben.
  • Solltest du Produkte aktualisieren wollen, so ist der Identifikationskey, die Spalte "Nur Update" sowie die entsprechende Spalte zum Identifikation (z.B. Artikelnummer) wichtig.

Die Excel-Vorlage enthält einige Kommentare, die eine Verwendung der Vorlage klarer machen. Auch lohnt sich sicherlich ein Blick in unser Webinar: Produkte verwalten mit Excel.

 

Modus-Auswahl

Wesentlich ist die Spalte AF für die Modus-Auswahl ("Nur Update"). Ist diese Spalte nicht ausgefüllt, geht der Produkt-Standardimporter davon aus, dass neue Produkte angelegt werden sollen. Dieser Modus ist auch aktiv, wenn hier eine 0 eingetragen ist. Ist der Wert 1 eingetragen, wird ein passenden Produkt gesucht und mit den ausgefüllten Feldern aktualisiert. 

 

Produktidentifikation

Grundsätzlich sucht der Produktimporter - unabhängig vom Modus - zuerst nach einem passenden Produkt in den Bestandsdaten des PIM-Systems. Dadurch wird vermieden, dass unnötig Duplikate angelegt werden. Von wesentlicher Bedeutung hierfür ist die Spalte AE (Identifikationskey). Standardmäßig wird ein Produkt auf Basis der "Artikel-ID" identifiziert. Es kann aber notwendig sein, dass statt dessen nach der MPN oder der Artikelnummer gesucht werden soll. Das muss in diesem Feld hinterlegt werden. Zulässige Felder sind:

  • Artikel-ID
  • Artikelnummer
  • Hersteller
  • Name
  • MPN
  • EAN
  • ISBN

 

Es ist auch möglich, mehrere Felder in der Identifikation zu kombinieren. Z.B. verwendet der Ausdruck "Hersteller | MPN" den Wert von Hersteller und MPN zur Identifiaktion des passenden Produkts.

 

Umgang mit fehlenden Feldern

Grundsätzlich verhält sich der Produkt-Standardimporter so, dass nicht ausgefüllte Felder auch nicht verändert werden. Ist das bei einem Neu-Produkt offensichtlich, so gilt dies auch beim Aktualisieren eines bestehenden Produkts: Wird ein Produkt gefunden, so aktualisiert TYRIOS das entsprechende Produkt in den Produktdaten nur dann, wenn auch in der Import-Datei ein Wert hinterlegt wurde.

 

Welche Felder sind dringend notwendig?

Das kommt grundsätzlich auf den Anwendungsfall und auch der Zielsetzung an. TYRIOS erzwingt es nicht, dass Produkte online angezeigt werden, sondern Produkte können auch nur für interne Zwecke - z.B. für Produktion, Kasse oder ähnliches - hinterlegt sein. In diesem Fall ist mindestens notwendig:

  1. Name
  2. Netto-VK
  3. Steuersatz
  4. Kategorie-ID (für die Strukturierung der Produkte) (die Kategorie-ID (Nummer) findest du in der URL)

Sollte der Artikel auch online präsentiert werden, so empfehlen wir auch zu hinterlegen

  1. Marke
  2. Kurzbeschreibung
  3. Beschreibung (mit oder ohne HTML)
  4. EAN
  5. Google-Kategorie (ohne wird das Produkt nicht via AdWords bewerbbar)
  6. Bild-URL 1 bis 4

 

Wie importiere ich Bilder & Medien über den Standard-Importer?

Der Produkt-Standard-Importer bietet dir drei Möglichkeiten, Medien wie Bilder aber auch PDFs zu importieren.

 

Import auf Basis von Regeln

Die sicherlich einfachste Art und Weise ist der Import auf Basis von Regeln. Dabei kommen zwei Regeln zum Einsatz:

  • Der Dateiname fängt mit der Artikelnummer an. Außerdem befindet sie sich im Ordner, der genau gleich wie Marke lautet. Es ist möglich nach der Artikelnummer weiteren Text mit einem "_" zu trennen. Beispiele der Dateinamen: [Artikelnummer]_mein-Bild.jpg, [Artikelnummer].jpg
  • Der Dateiname fängt mit der EAN an, gefolgt von einem Unterstrich. Die Datei kann in einem beliebigen Ordner liegen. Es ist möglich nach der EAN weiteren Text mit einem "_" zu trennen. Beispiele der Dateinamen: [EAN]_mein-Bild.jpg, [EAN].jpg

Während dem Import prüft der Importer, ob er in der Medienbibliothek eine passende Datei findet und verknüpft diese automatisch. Es sind so beliebig viele Medien integrierbar.

 
Import auf Basis einer URL

Wenn die Medien bis jetzt nicht in der Medienbibliothek sind, können sie über den Standard-Importer bequem importiert werden. Dazu ist lediglich eine URL auf eine externe Seite in den Spalten "Bild-URL 1" bis "Bild-URL 5" zu hinterlegen. Es werden grundsätzlich beliebig viele Felder unterstützt. Sollte die Anzahl der Spalten nicht ausreichen, kannst du weitere Spalten hinzufügen und den Zähler entsprechend erhöhen.

Der Importer legt die Datei dann automatisch im Marken-Ordner mit dem entsprechenden Dateinamen an.

 
Import auf Basis der Medien-ID

Last but not least ist eine explizite Zuordnung über die Medien-ID möglich. Dazu musst du in die Medienbibliothek gehen und für die gewünschten Medien die ID auslesen (Mouse-Over über die entsprechende Datei). Diese kannst du in die Spalten "MEDIA-ID 1" bis "MEDIA-ID 5" hinterlegen. Es werden grundsätzlich beliebig viele Felder unterstützt. Sollte die Anzahl der Spalten nicht ausreichen, kannst du weitere Spalten hinzufügen und den Zähler entsprechend erhöhen.

 

Medien, Youtube-URLs, USP und mehr

Es gibt einige Felder in deinen Produktdaten, die mehr als einen Wert annehmen können. Der Produktstandard-Importer unterstützt hierbei beliebig viele Angaben. Du erkennst das daran, dass hier Spalten wie "youtube-URL 1", "youtube-URL 2", etc. existieren. Sollte die Anzahl der Spalten in der Excel-Datei nicht ausreichen, kannst du jederzeit weitere Spalten hinzufügen und den Zähler entsprechend erhöhen. Der Importer erkennt diese Felder automatisch.

 

Import bei multilingualen Shops

TYRIOS ist grundsätzlich multilingual aufgebaut, sodass du deine Webseite mit mehreren Sprachen aufsetzen kannst. Natürlich unterstützt das auch der Produkt-Standard-Importer. Standardmäßig geht das System dabei davon aus, dass deine Spalten in deutsch hinterlegt sind. Sprachspezifische Felder wie z.B. der Artikelname, die Beschreibung oder die Farbe können aber auch direkt multilingual importiert werden. Ergänze hierzu das entsprechende Feld mit dem Sprach-Kürzel im Format ISO 639-1 alpha 2. Aus "Name" wird dann z.B. "Name DE", aus "Beschreibung" wird "Beschreibung DE", etc. Ist keine Sprache angegeben, so geht der Importer von Deutsch aus. 

Solution:

  1. Speichere die ausgefüllte Excel-Datei direkt als xlsx-Datei oder alternativ als CSV-Datei im UTF-8-Format. Wichtig sind nur die Spaltenüberschriften. Die Reihenfolge ist irrelevant.
  2. Gehe in den Kundenbereich > Produktverwaltung > Artikel verwalten
  3. Klicke im Menü auf Importieren. Es öffnet sich der Importer-Dialog
  4. Wähle den Importer "TYRIOS Standard-Produktimport" aus und klicke auf Weiter. Wenn du möchtest, dass der Import im Hintergrund abläuft, aktiviere die entsprechende Option und hinterlege deine E-Mail-Adresse. Nach Abschluss des Imports erhältst du dann eine Status-Mail.
  5. Lade nun die gespeicherte CSV-Datei hoch. Entweder klickst du dazu auf das Upload-Symbol und wählst dann die entsprechende Datei aus oder du ziehst die Datei via Drag&Drop auf das Upload-Feld.
  6. TYRIOS prüft nun deine Datei und startet den Import-Prozess. Über mögliche Fehler wirst du im Import-Dialog informiert.

Tips und Tricks:

Massenbearbeitung

Der Produkt-Standardimporter ist vor allem dann hilfreich, wenn du Daten in Massen bearbeiten möchtest. Z.B. wenn du eine Preisliste von deinem Hersteller / Lieferanten importieren möchtest oder wenn du Eigenschaften der Artikel in der Masse verändern willst. Du musst dazu nur sicherstellen, dass die Spaltenüberschriften stimmen und kannst so ganz gezielt Produktdaten aktualisieren. Im Update-Modus überspringt TYRIOS nicht vorhandene Produkte automatisch.

Mehrsprachigkeit

Standardmäßig werden die Daten für deutsch importiert. Sollte deine TYRIOS-Instanz mehrsprachig aufgesetzt sein, so kannst du über den Produkt-Standardimporter auch andere Sprachen importieren. Hierzu musst du lediglich die entsprechenden Felder mit der Sprache im ISO 639-1-Format erweitern. Das macht aus "Name" => "Name de", aus "Kurzbeschreibung" => "Kurzbeschreibung de", etc.

Alternative Preisgruppen

Der Produkt-Standardimport erlaubt dir neben dem Standard-VK auch den Import für unterschiedliche Preisgruppen. Hierzu musst du weitere Felder mit der Spaltenbeschriftung "Netto-VK [alternativerPreisName]" hinterlegen.

Wie finde ich die richtige Google-Kategorie?

Google verlangt für die Integration in die Produktsuche die Hinterlegung der Google-Kategorie. Eine ausführliche Beschreibung der Google-Kategorie findest du in der Google-Hilfe.

Wie finde ich die Kategeorie-ID?

Um einen Artikel zu einer oder mehreren Kategorien zuzuweisen, musst du die Kategorie-ID verwenden. So findest du diese raus:

  1. Gehe entweder über den Kundenbereich > Produktverwaltung > Kategorien verwalten auf deine gewünschte Kategorie oder klicke im Frontend-Bereich zur entsprechenden Kategorie.
  2. Wenn du in der entsprechenden Kategorie bist, erkennst du die Kategorie-ID in der Adresszeile. Als Beispiel dient die Adresse https://www.example.com/shop/kategoriename/2194/c. Die Kategorie-ID lautet in diesem Fall 2194. Eine Zuweisung über den Kategorie-Namen ist nicht möglich, da dieser nicht eindeutig ist.

 

Wie importiere ich Lagerbestände?

TYRIOS unterstützt beliebig viele Lager. Standardmäßig ist ein Lager vorgegeben mit dem Namen "Hauptlager". Das kann aber jederzeit von dir verändert werden. Um nun Lagerinformationen zu importieren, musst du eine Spalte mit der entsprechenden Lagerbezeichnung in der Excel-Datei hinzufügen. Dabei werden folgende Felder unterstützt:

  • Lager '[Lagerbezeichnung]', z.B. Lager 'Hauptlager'
  • Lagerposition '[Lagerbezeichnung]', z.B. Lagerposition 'Hauptlager'

Wie kann ich Einkaufskonditionen hinterlegen?

Der Produkt-Standardimporter ist für die Stammdatenpflege deiner Produktdaten gedacht. Er ist nicht für den Import von Einkaufskonditionen gedacht. Der EK-Preis im Importer ist folglich auch nicht der Einkaufspreis, zu dem du den Artikel kaufst, sondern der Lager-Einkaufspreis. Also der gemittelte Einkaufspreis deines Lagerbestands.

Solltest du Einkaufskonditionen hinterlegen wollen, so benötigst du die App TYRIOS supplier. Diese verfügt über einen eigenständigen Importer zur Hinterlegung von Einkaufskonditionen. Dabei unterstützt TYRIOS mehrere Lieferanten je Artikel.

Wie kann ich erweiterte Produktdaten / Produktdatentypen importieren?

Über Produktdatentypen bist du in der Lage, die standardmäßig von TYRIOS angebotenen Produktfelder dynamisch zu erweitern. Der Produkt-Standard-Importer erlaubt es dir dabei, diese Felder auch über den Import automatisch füllen zu lassen. Gehe dabei wie folgt vor:

  1. Füge eine neue Spalte "Produkt-Datentyp" in deine Excel-Datei hinzu. Hinterlege in dieser Spalte die entsprechende ID des Produktdatentyps. Du findest die ID direkt in der tabellarischen Übersicht der Produktdatentypen. Der Importer prüft die korrekte ID und weist den Produktdatentyp entsprechend zu.
  2. Der Produkt-Standardimporter kann Produktfelder des Typs "Standard" sowie des Typs "Volltext-Feld" importieren. Andere Typen sind aufgrund der Mehrdimensionalität aktuell nicht möglich. 
    1. Um Produktfelder des Typs "Volltext-Feld" zu importieren, musst du jeweils eine weitere Spalten mit der Produktfeld-ID hinterlegen. Du findest die Produktfeld-ID (PF-ID) direkt in der Produktdatentyp-Verwaltung. Du kannst dabei für jede Sprache eine eigene Spalte hinterlegen. So lautet die Spalte für die Produktfeld-ID 29 eben "PF-ID 29" bzw. sprachspezifisch "PF-ID 29 DE". Die Spalte erwartet HTML-Inhalt.
    2. Um Produktfelder des Typs "Standard" zu importieren, musst du die entsprechenden Einzelfelder als Spalten hinterlegen. Die entsprechenden IDs findest du ebenfalls in der Produktdatentyp-Verwaltung, z.B. "PF-EF-ID 5". Auch hier wird eine mehrsprachige Hinterlegung unterstützt: z.B. "PF-EF-ID 5 DE" für Deutsch.

Beachte: Sobald du in der Excel-Datei ein Produktfeld bzw. Einzelfeld hinterlegt hast, überschreibt der Produkt-Standardimporter alle bereits hinterlegten Produktfeld- / Einzelfeld-Daten zum Artikel. Im Update-Fall musst du deshalb alle Daten bereitstellen oder gar keine. 

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