Kassenmanipulationen verursachen dem Staat Steuerausfälle in Milliardenhöhe. Kein Wunder also, dass der Staat hier reagieren musste und als ein Maßnahmenpaket beschloss, mit dem der systematische Betrug deutlich erschwert werden sollte. Ein Element dieses Pakets ist die Bon-Pflicht, die seit Jahresanfang für alle Unternehmen mit Registrierkasse gilt. Wenig überraschend hat sich kurz vor der Einführung einiges an Unmut insbesondere über Twitter und Facebook entladen. Dabei ist die Bon-Pflicht nicht nur notwendig, wir können das sogar ganz gezielt zur Pflege der Stammkunden nutzen. Wie das geht zeigen wir hier!
Warum ist die Bon-Pflicht notwendig?
Die Bon-Pflicht ist nur ein Teil des gesamten Maßnahmenpakets, mit dem die Bundesregierung dem Kassenbetrug verhindern möchte. Neben der Bon-Pflicht sind im Wesentlichen zu nennen:
- die Fiskalisierung
- die Kassenschau
Bei der Fiskalisierung wird jeder Kassenvorgang protokolliert und mit einem speziellen mathematischen Verfahren so kodiert, dass es nicht möglich ist, einen einzelnen Kassenvorgang aus der Historie zu löschen, ohne dass es auffällt. Dieses Verfahren kennt man schon aus der Block-Chain-Technologie, nur dass die Daten nicht verteilt sind, sondern in der lokalen Kasse gespeichert werden.
Bei der Kassenschau muss der Steuerprüfer dann nur noch prüfen, ob die Kette der Belege stimmig ist. Diese technische Vorgehensweise hat sich schon in anderen Ländern und über viele Jahre etabliert. Allerdings hat sie aber einen Schwachpunkt: Wenn der Kaufprozess erst gar nicht in der Kasse eingegeben wird, wird auch nichts protokolliert und kann so auch nicht nachvollzogen werden. Die Bon-Pflicht greift nun genau diese Schwachstelle an, denn nun ist der Unternehmer verpflichtet, jeden Kaufprozess durch einen Bon zu belegen. Auf dem Bon müssen dann auch die Daten der Fiskalisierung zu finden sein. So kann der Steuerprüfer durch einfache Stichproben ermitteln, ob ein Unternehmen ordnungsgemäß seine Kasse führt.
Problematisch: Es gibt aktuell nur einen Anbieter, der für die Fiskalisierung zertifiziert wurde (nämlich die Epson-Kassendrucker) und es ist noch schwer, an die entsprechende Hardware zu kommen. Hier gibt es allerdings noch eine Übergangsfrist bis September dieses Jahres. Die Bon-Pflicht gilt aber schon jetzt.
Warum Bons nicht gedruckt werden müssen?
Ein häufig gelesener Irrglaube ist, dass die Unternehmen verpflichtet sind Kassenbons auszudrucken. Denn das ist gar nicht der Fall! Der Gesetzgeber verlangt nur, dass der Kassenbon dem Kunden bereitgestellt werden muss. So heißt es in § 146a Abs. 2 AO:
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle [...] erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht).
Der Gesetzgeber lässt es also offen, wie der Beleg dem Kunden bereitgestellt wird. Er verlangt nur, dass er bereitgestellt werden muss. So gibt es für den Kunden auch keine Verpflichtung, den Beleg mitzunehmen.
Diesen Sachverhalt können wir als Unternehmer für uns nutzen.
Die Belegausgabepflicht als Vorteil nutzen!
Es gibt nun eine ganze Reihe an Möglichkeiten, wie wir die Belegausgabepflicht für uns nutzen können - und selbstverständlich unterstützt die Kassensoftware von MAIA diese Möglichkeiten ;)
Ausgabe am Kundendisplay:
Jede moderne Kassensoftware sollte zusätzliche Displays als Kundendisplays unterstützen. Diese haben nicht nur den Vorteil, dass der Kunde den aktuellen Kaufprozess verfolgen kann. Vielmehr erlauben diese Displays es auch, aktiv Werbung oder Zusatzinformationen auszuspielen.
In Verbindung mit der Belegausgabepflicht kann nun dieses Display genutzt werden, um den Kunden ganz einfach einen QR-Code bereitzustellen. Dieser QR-Code ist nichts anderes als ein Link, mit dem der Kunde auf den online-gespeicherten Kassenbon zugreifen kann. Der Bon ist damit dem Kunden bereitgestellt worden - dieser muss den QR-Code ja nur einscannen - und alle rechtlichen Anforderungen sind erfüllt.
Verknüpfung mit Kundendaten:
Neben der QR-Funktion ist es auch möglich, Bestands- und Stammkunden beim Kauf direkt über die Kassensoftware mit dem Beleg zu verknüpfen. Das kann z.B. über die beliebten Kundenkarten funktionieren, mit dem der Kunde an Bonussystemen oder Rabattaktionen teilnehmen kann. Auf diese Weise braucht der Kunde dann den Beleg auch gar nicht erst einzuscannen, denn er kann bequem über die Website alle seine bisherigen Belege suchen, aufrufen, einsehen und ausdrucken. Das hat für den Kunden erhebliche Vorteile, denn er muss jetzt nicht mehr jeden einzelnen Beleg aufheben, sondern kann sich darauf verlassen, dass die Belege sauber archiviert wurden und im Falle einer Reklamation oder Garantieinanspruchnahme auch stets leicht zugänglich sind.
Wir ermutigen unsere Händler regelmäßig, an der Kasse aktiv die Kunden davon zu überzeugen, einen Kassenbon direkt mit einer Kundennummer zu verknüpfen. Deshalb ist es bei MAIA auch möglich, direkt an den Kassen einen neuen Kunden anzulegen. Durch diese Vorgehensweise erhalten Sie nämlich wertvolle Kundendaten, die Sie für eine optimierte Ansprache und natürlich ein verbessertes Marketing einsetzen können. Und der Kunde profitiert von einer persönlichen Betreuung - ein zusätzlicher Vorteil des lokalen Handels im Vergleich zum Internet-Shop.
Kundendaten und Kundendisplay:
Natürlich lassen sich die beiden Verfahren auch kombinieren. So ist es nicht unwahrscheinlich, dass der Kunde an der Kasse eben nicht nach der Kundennummer gefragt wird oder dass dieser es zu diesem Zeitpunkt einfach nicht angeben wollte. Wenn der Kunde über den QR-Code aber seinen Beleg einsieht, können Sie über ein passendes Web-Formular ganz gezielt versuchen, dass der Kunde seine Kundeninformationen selber hinterlegt. So pflegt der Kunde selbst seine Stammdaten ein und hält diese ggfls. auch noch aktuell.
Die Belegausgabepflicht hilft Ihnen also, Stammkundendaten einfacher zu erfassen und gleichzeitig auch noch vom Kunden selbst pflegen zu lassen. Ein echter Vorteil!
Wie könnte die Zukunft aussehen?
Die Belegausgabepflicht ist notwendig, um dem Kassenbetrug wirksam zu bekämpfen. Ohne Zweifel ist aber der Ausdruck des Kassenbons nicht die Lösung und es regt sich zu Recht Widerstand dagegen. Es ist aber problemlos möglich, die Bons dem Kunden digital bereitzustellen. Damit ist es also an den Kassenherstellern, hier vernünftige Lösungen zu schaffen.
Parallel zu den oben genannten Möglichkeiten arbeiten wir aktuell an einem Standard, der es erlaubt, die Bon-Informationen direkt im QR-Code zu kodieren. Damit könnten passende Apps die Kaufinformationen strukturiert erfassen und weiter verwenden. Ob sich dieser Standard dann aber durchsetzen wird, können wir heute noch nicht absehen. Aber was wir schon heute sagen können: Nutzen Sie die Möglichkeiten und Chancen der digitalen Bon-Bereitstellung. Unsere Kassensoftware unterstützt diese Funktionen bereits seit einigen Jahren und wir haben sehr gute Erfahrung bei unseren Händlern damit gemacht!
Kassenmanipulationen verursachen dem Staat Steuerausfälle in Milliardenhöhe. Kein Wunder also, dass der Staat hier reagieren musste und als ein Maßnahmenpaket beschloss, mit dem der systematische Betrug deutlich erschwert werden sollte. Ein Element dieses Pakets ist die Bon-Pflicht, die seit Jahresanfang für alle Unternehmen mit Registrierkasse gilt. Wenig überraschend hat sich kurz vor der Einführung einiges an Unmut insbesondere über Twitter und Facebook entladen. Dabei ist die Bon-Pflicht nicht nur notwendig, wir können das sogar ganz gezielt zur Pflege der Stammkunden nutzen. Wie das geht zeigen wir hier!
Warum ist die Bon-Pflicht notwendig?
Die Bon-Pflicht ist nur ein Teil des gesamten Maßnahmenpakets, mit dem die Bundesregierung dem Kassenbetrug verhindern möchte. Neben der Bon-Pflicht sind im Wesentlichen zu nennen:
- die Fiskalisierung
- die Kassenschau
Bei der Fiskalisierung wird jeder Kassenvorgang protokolliert und mit einem speziellen mathematischen Verfahren so kodiert, dass es nicht möglich ist, einen einzelnen Kassenvorgang aus der Historie zu löschen, ohne dass es auffällt. Dieses Verfahren kennt man schon aus der Block-Chain-Technologie, nur dass die Daten nicht verteilt sind, sondern in der lokalen Kasse gespeichert werden.
Bei der Kassenschau muss der Steuerprüfer dann nur noch prüfen, ob die Kette der Belege stimmig ist. Diese technische Vorgehensweise hat sich schon in anderen Ländern und über viele Jahre etabliert. Allerdings hat sie aber einen Schwachpunkt: Wenn der Kaufprozess erst gar nicht in der Kasse eingegeben wird, wird auch nichts protokolliert und kann so auch nicht nachvollzogen werden. Die Bon-Pflicht greift nun genau diese Schwachstelle an, denn nun ist der Unternehmer verpflichtet, jeden Kaufprozess durch einen Bon zu belegen. Auf dem Bon müssen dann auch die Daten der Fiskalisierung zu finden sein. So kann der Steuerprüfer durch einfache Stichproben ermitteln, ob ein Unternehmen ordnungsgemäß seine Kasse führt.
Problematisch: Es gibt aktuell nur einen Anbieter, der für die Fiskalisierung zertifiziert wurde (nämlich die Epson-Kassendrucker) und es ist noch schwer, an die entsprechende Hardware zu kommen. Hier gibt es allerdings noch eine Übergangsfrist bis September dieses Jahres. Die Bon-Pflicht gilt aber schon jetzt.
Warum Bons nicht gedruckt werden müssen?
Ein häufig gelesener Irrglaube ist, dass die Unternehmen verpflichtet sind Kassenbons auszudrucken. Denn das ist gar nicht der Fall! Der Gesetzgeber verlangt nur, dass der Kassenbon dem Kunden bereitgestellt werden muss. So heißt es in § 146a Abs. 2 AO:
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle [...] erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht).
Der Gesetzgeber lässt es also offen, wie der Beleg dem Kunden bereitgestellt wird. Er verlangt nur, dass er bereitgestellt werden muss. So gibt es für den Kunden auch keine Verpflichtung, den Beleg mitzunehmen.
Diesen Sachverhalt können wir als Unternehmer für uns nutzen.
Die Belegausgabepflicht als Vorteil nutzen!
Es gibt nun eine ganze Reihe an Möglichkeiten, wie wir die Belegausgabepflicht für uns nutzen können - und selbstverständlich unterstützt die Kassensoftware von MAIA diese Möglichkeiten ;)
Ausgabe am Kundendisplay:
Jede moderne Kassensoftware sollte zusätzliche Displays als Kundendisplays unterstützen. Diese haben nicht nur den Vorteil, dass der Kunde den aktuellen Kaufprozess verfolgen kann. Vielmehr erlauben diese Displays es auch, aktiv Werbung oder Zusatzinformationen auszuspielen.
In Verbindung mit der Belegausgabepflicht kann nun dieses Display genutzt werden, um den Kunden ganz einfach einen QR-Code bereitzustellen. Dieser QR-Code ist nichts anderes als ein Link, mit dem der Kunde auf den online-gespeicherten Kassenbon zugreifen kann. Der Bon ist damit dem Kunden bereitgestellt worden - dieser muss den QR-Code ja nur einscannen - und alle rechtlichen Anforderungen sind erfüllt.
Verknüpfung mit Kundendaten:
Neben der QR-Funktion ist es auch möglich, Bestands- und Stammkunden beim Kauf direkt über die Kassensoftware mit dem Beleg zu verknüpfen. Das kann z.B. über die beliebten Kundenkarten funktionieren, mit dem der Kunde an Bonussystemen oder Rabattaktionen teilnehmen kann. Auf diese Weise braucht der Kunde dann den Beleg auch gar nicht erst einzuscannen, denn er kann bequem über die Website alle seine bisherigen Belege suchen, aufrufen, einsehen und ausdrucken. Das hat für den Kunden erhebliche Vorteile, denn er muss jetzt nicht mehr jeden einzelnen Beleg aufheben, sondern kann sich darauf verlassen, dass die Belege sauber archiviert wurden und im Falle einer Reklamation oder Garantieinanspruchnahme auch stets leicht zugänglich sind.
Wir ermutigen unsere Händler regelmäßig, an der Kasse aktiv die Kunden davon zu überzeugen, einen Kassenbon direkt mit einer Kundennummer zu verknüpfen. Deshalb ist es bei MAIA auch möglich, direkt an den Kassen einen neuen Kunden anzulegen. Durch diese Vorgehensweise erhalten Sie nämlich wertvolle Kundendaten, die Sie für eine optimierte Ansprache und natürlich ein verbessertes Marketing einsetzen können. Und der Kunde profitiert von einer persönlichen Betreuung - ein zusätzlicher Vorteil des lokalen Handels im Vergleich zum Internet-Shop.
Kundendaten und Kundendisplay:
Natürlich lassen sich die beiden Verfahren auch kombinieren. So ist es nicht unwahrscheinlich, dass der Kunde an der Kasse eben nicht nach der Kundennummer gefragt wird oder dass dieser es zu diesem Zeitpunkt einfach nicht angeben wollte. Wenn der Kunde über den QR-Code aber seinen Beleg einsieht, können Sie über ein passendes Web-Formular ganz gezielt versuchen, dass der Kunde seine Kundeninformationen selber hinterlegt. So pflegt der Kunde selbst seine Stammdaten ein und hält diese ggfls. auch noch aktuell.
Die Belegausgabepflicht hilft Ihnen also, Stammkundendaten einfacher zu erfassen und gleichzeitig auch noch vom Kunden selbst pflegen zu lassen. Ein echter Vorteil!
Wie könnte die Zukunft aussehen?
Die Belegausgabepflicht ist notwendig, um dem Kassenbetrug wirksam zu bekämpfen. Ohne Zweifel ist aber der Ausdruck des Kassenbons nicht die Lösung und es regt sich zu Recht Widerstand dagegen. Es ist aber problemlos möglich, die Bons dem Kunden digital bereitzustellen. Damit ist es also an den Kassenherstellern, hier vernünftige Lösungen zu schaffen.
Parallel zu den oben genannten Möglichkeiten arbeiten wir aktuell an einem Standard, der es erlaubt, die Bon-Informationen direkt im QR-Code zu kodieren. Damit könnten passende Apps die Kaufinformationen strukturiert erfassen und weiter verwenden. Ob sich dieser Standard dann aber durchsetzen wird, können wir heute noch nicht absehen. Aber was wir schon heute sagen können: Nutzen Sie die Möglichkeiten und Chancen der digitalen Bon-Bereitstellung. Unsere Kassensoftware unterstützt diese Funktionen bereits seit einigen Jahren und wir haben sehr gute Erfahrung bei unseren Händlern damit gemacht!